Недостача денежных средств в кассе
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача денежных средств в кассе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
Как провести недостачу по бухгалтерии
В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.
-
При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
-
Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
-
Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Соглашение об удержании недостачи из заработной платы
Если согласны с недостачей, то во избежание неблагоприятных последствий, законом предусмотрена добровольное возмещение посредством заключения соответствующего договора, в котором оговорены сроки возврата.
В случае, когда компромисс не найден работодатель может обратиться в суд с иском в течении года, когда обнаружена недостача. Помните, если со стороны организации следует шантаж с вымогательством оплаты, пишите заявление в полицию.
Если материалы переданы в полицию, защищаемся всеми доступными способами, не пренебрегаемся помощью адвоката во избежание уголовной ответственности. Заявляем ходатайства о товароведческих экспертизах, аудите, инвентаризации, истребований записей с камер видеонаблюдения, опроса свидетелей, осмотра складских и иных помещений на предмет отсутствия условий для сохранности имущества и т.д.
Как до так и после начала уголовного преследования вам могут предложить пройти процедуру полиграфа. Я всегда советую отказаться от неё, так как доказательством его результаты являться не могут (по закону), а лишние переживания ни к чему, более того, стресс может как раз и сыграть не вашу пользу и детектор покажет некорректные данные, что не в плюс.
Полная материальная ответственность сотрудников
На основании ст.242 ТК РФ, полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.
Случаи полной материальной ответственности предусмотрены ст.243 ТК РФ.
Согласно положениям ст.243 ТК РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
- когда в соответствии с ТК РФ (или иными федеральными законами) на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
- недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- умышленного причинения ущерба;
- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну:
- государственную,
- служебную,
- коммерческую,
- иную,
в случаях, предусмотренных федеральными законами;
- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
Кроме того, на основании ст.277 ТК РФ, полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации, несет руководитель организации.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки*, причиненные его виновными действиями.
*Расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.
Так, например, в соответствии с п.2 ст.44 Федерального закона от 08.02.1998г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», руководитель общества несет ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены федеральными законами.
Аналогичные нормы содержит п.2 ст.71 Федерального закона от 26.12.1995г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах».
Согласно ст.244 ТК РФ, письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности* могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
*То естьо возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества
Обратите внимание:Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность лишь в исключительных случаях:
- умышленного причинения ущерба,
- за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения,
- за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.
Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждены Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002г. №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
При обнаружении несоответствий специальная комиссия вносит всю фактическую информацию в бланки описи товаров, включая недостающие объекты, а также переизбытки. После передачи акта руководителю организации, материально ответственные работники должны предоставить объяснительные записки и иные документы, в которых указывается причины недостачи и излишков, а также обстоятельства утери объектов инвентаризации.
В соответствии с полученными объяснениями руководство организации принимает решение о списании имеющейся недостачи в качестве издержек, либо о назначении материально ответственного лица ответственным за причинение ущерба предприятию для дальнейшего возмещения убытков.
При определении обязательств по возмещению, руководитель организации или иные уполномоченные лица готовят пакет документов, в соответствии с которым виновному работнику будет назначено наказание и обязанность по возмещению убытков. Если расхождение фактического количества товара с номинальным произошло по вине третьих лиц, которых не удалось установить, то руководитель выносит приказ о списании ущерба в качестве трудовых издержек производства.
Недостача в магазине: что делать продавцу?
Для начала необходимо отметить, что последствия такой неприятной ситуации, как недостача, для продавцов в первую очередь зависят от оформления основной документации. Сюда следует включить акт (отчет) об инвентаризации и договор о коллективной ответственности в материальном плане. Очень важно, найдется ли возможность у обвиняемого работника доказать собственную непричастность в ситуации, из-за которой произошла недостача в магазине (уголовная ответственность ждет его в противном случае). Кроме того, большим преимуществом послужит факт того, что сотрудник доказал наличие определенных нарушений со стороны работодателя. Среди них могут быть неполноценные условия, сопровождающие рабочий процесс, или же несоблюдение правил в отношении сохранности вверенных ценностей.
Что чаще всего воруют в магазинах
Предметом кражи может стать любой предмет, представляющий какую-либо ценность. В редких случаях воруются и практически ненужные, на первый взгляд, вещи. Например ― часть интерьера. Но такие происшествия связаны, преимущественно, с хулиганским мотивом.
Чаще всего воруют следующие предметы:
Продукты питания
Алкоголь воруют лица, злоупотребялющие им. Кондитерские изделия ― несовершеннолетние. Часто воруют дорогие деликатесы, например, мясные изделия, икру. Но могут украсть и что-то другое ― все зависит от мотивов, навыков и желаний злоумышленника.
Одежда
Известная схема воровства ― вор надевает одежду, а сверху надевает свою. В таком виде выходит из магазина. Для исключения таких действий к одежде стали цеплять магнитные метки, которые не позволят выйти через специальную рамку.
Техника
Чаще всего воруют небольшие по размеру объекты ― смартфоны, часы, отдельные детали. Незаметно вынести телевизор или компьютер не получится.
Ювелирные изделия
Являются желанной целью похитителей. Они небольшие по размеру и ценные, их легко продать.
Воруют и другие предметы. Преступники пытаются взять любой ценный предмет, редко когда они имеют конкретные предпочтения. Воровать могут и денежные средства.
Недостача в магазине, должен ли продавец выплачивать недостачу
Две девушки работают продавщицами в магазине, занимаясь развесной торговлей. Владелец торгового предприятия провел ревизию и выявил значительную недостачу. Теперь он требует погасить недостающие 64 тыс. руб. в течение 14 дней. Не увольняет, зарплату не выдает.
Законны ли его действия, требования, претензии? Ведь товар развесной, разливной, часть его усохла или испарилась при хранении. А у некоторого ассортимента вообще истек срок годности! Недостачу просроченного товара тоже нужно погашать?
Первичные выводы юриста
Внимание! Нормы закона могут меняться и дополняться. Если у вас нет уверенности, что вы оперируете наиболее актуальной информацией желательно получить консультацию юриста. На нашем сайте первая консультация предоставляется бесплатно.
В каких ситуациях причиненный ущерб придется оплатить в полном объеме?
Причинитель ущерба обязан выплатить всю причитающуюся сумму в случаях, обозначенных в ст. 243 ТК РФ.
- по договору;
- если имущество передавалось по конкретному документу разового характера.
- был пьян;
- находился под воздействием токсичных препаратов;
- потребил наркотики. Однако здесь юрист по трудовым конфликтам отмечает, что ответственность наступает не всегда. Ведь работник мог неумышленно надышаться токсичными парами, исходящими, к примеру, от не плотно закрытых банок с растворителем или краской.
Кого назначат виноватым?
В статьях 244 ТК РФ и 245 ТК РФ обозначено, что в договорах зачастую предусматривается полная материальная ответственность субъекта договора, напрямую связанного с товаром. Также может быть предусмотрена коллективная материальная ответственность, если к имуществу имеют неконтролируемый доступ несколько человек.
Если совершено хищение части товара или порча (утеря) его, или был отмечен перевес при реализации, тогда конкретному торговому работнику потребуется подтвердить свою невиновность (ч. 3 ст. 245 ТК РФ).
При этом работодатель не обязан обозначать степень вины каждого лица, причастного к причинению ущерба, по отдельности. Ему достаточно:
- найти причину возникновения ущерба;
- определить его размер (ст. 247 ТК РФ).
Члены коллектива могут самостоятельно определить степень вины каждого причастного лица (ч. 4 ст. 245 ТК РФ).
По требованию реализаторов предприниматель обязан составить соглашение с членами коллектива, в котором будет обозначаться степень вины каждого работника. По сути, это уже будет прямое соглашение между каждым из участников коллектива и работодателем.
Несогласие членов коллектива с претензиями работодателя
Если реализаторы не согласны возмещать ущерб в добровольном порядке, предприниматель обратится в суд. В свою очередь, работнику целесообразно воспользоваться помощью компетентного юриста, отлично разбирающегося в запутанных нюансах трудового права, а также обратиться в гос. инспекцию труда. В дальнейшем, после подробной консультации с правоведом, можно подать:
- заявление в прокуратуру;
- исковое требование в суд.
Ведь в причинении ущерба может быть виноват даже не второй реализатор, а сам предприниматель. К примеру, задействованным экспертом выяснится, что весы своевременно не сверялись с эталонами.
Также владелец магазина, имеющий доступ к товару, мог тайно изъять его часть, а после обвинить в образовании недостачи работников.
Если в договоре задействованный юрист найдет недопустимые противоречия, касающиеся личной ответственности члена коллектива, его вина будет аннулирована.
При выявлении несоответствия фактического наличия товара и данных бухгалтерского учета составляется соответствующий акт, в котором указываются максимально подробные обстоятельства обнаружения несоответствия и его причины, если таковые возможно определить.
Законодательство не устанавливает какой-либо определенной формы записи акта о недостаче товара, поэтому работодатель самостоятельно определяет, каким образом составлять документ и в каком формате его хранить в будущем. Уполномоченные подразделения организации после разработки акта о недостаче предоставляют его работодателю для утверждения, после которого он закрепляется в организации как постоянно используемый документ единого образца.
В акте должна быть указана следующая информация:
- реквизиты субъекта, который выполняет проверку на соответствие;
- данные о фактическом наличии каждого объекта проверки;
- основания, которые стали причиной инициирования ревизии;
- дата начала проведения проверочных работ;
- состав проверяющей комиссии;
- согласие лиц, которых будет проверять инспекция.
Ответственность работника
В соответствии с положениями ст. 242 под материальной ответственностью работника понимается его обязанность в возмещении прямого ущерба работодателю в полном объеме. Иными словами, работодатель не может потребовать от работника возмещения упущенной выгоды или дополнительной стоимости товара с учетом надбавки, он имеет право на получение только фактического возмещения отсутствующего товара.
Сотрудники организации, которые на момент обнаружения недостачи не достигли совершеннолетия, несут ответственность лишь за:
- умышленное причинение вреда имуществу работодателя;
- вред или ущерб, который был причинен в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
- ущерб, который стал результатом совершения проступка;
- причинение вреда вследствие совершения уголовно-наказуемого преступления.
Ст. 242 ТК РФ устанавливает законодательно определенные случаи материальной ответственности гражданина перед работодателем.
К таким случаям относятся:
- случаи, при которых на работника возложена ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей;
- выявление недостачи материальных ценностей, которые были определены к работнику на основании договора;
- умышленное причинение вреда имуществу работодателя, в том числе под действием алкоголя и психотропных веществ;
- причинение вреда из-за преступного посягательства сотрудника организации, а также в случае совершения административного проступка;
- разглашение государственной тайны.
Согласно нормам трудового законодательства, а также иных актов, прямо или косвенно относящихся к экономическим отношениям работников и работодателей, под недостачей понимается нехватка товарно-материальных ценностей, зафиксированная посредством ревизии или при инвентаризации.
Организации, которые занимаются предоставлением каких-либо изделий или продуктов, обязаны проводить ревизию товаров для подтверждения соответствия бухгалтерских документов и фактического наличия материальных ценностей. Особенности проведения ревизии регламентируются локальными нормативными актами предприятия, которые устанавливают сроки осуществления инвентаризации, порядок ее проведения, а также порядок действий при обнаружении недостачи товара.
Работодателем устанавливается максимально возможное количество товара, которое могло быть потеряно в результате естественной убыли или небольшого несоответствия при подсчете мелких изделий. Если ревизия выявила небольшую недостачу, которая находится в пределах нормы, то это значит, что для материально ответственных работников она фактически не обнаружена.
Федеральным законодательством устанавливаются случаи проведения обязательной ревизии в соответствии с нормами ФЗ №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. Данный нормативный акт регламентирует положения о бухгалтерском учете, а также особенностях ведения отчетности при проведении ревизионных действий и обнаружении недостачи. Получаемая информация должна быть зарегистрирована в отчетном периоде, в течение которого была проведена инвентаризация.
Судебная практика судов общей юрисдикциипо делам об увольнении за утрату доверия
Судам необходимо иметь в виду, что расторжение трудового договора с работником по пункту 7 части первой статьи 81 Кодекса в связи с утратой доверия возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка, распределение и т.п.), и при условии, что ими совершены такие виновные действия, которые давали работодателю основание для утраты довериям к ним.
При установлении в предусмотренном законом порядке факта совершения хищения, взяточничества и иных корыстных правонарушений эти работники могут быть уволены по основанию утраты к ним доверия и в том случае, когда указанные действия не связаны с их работой.
Если виновные действия, дающие основание для утраты доверия, либо аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей, то такой работник может быть уволен с работы (соответственно по пункту 7 или 8 части первой статьи 81 ТК РФ) при условии соблюдения порядка применения дисциплинарных взысканий, установленного статьей 193 Кодекса.
Если же виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником вне места работы или по месту работы, но не в связи с исполнением им трудовых обязанностей, то трудовой договор также может быть расторгнут с ним по пункту 7 или пункту 8 части первой статьи 81 ТК РФ, но не позднее одного года со дня обнаружения проступка работодателем (часть пятая статьи 81 ТК РФ).
Приведенные разъяснения содержатся в п.п. 45-47 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
1. Увольнение признано судом незаконным, так как недостача вверенных истицам материальных ценностей в магазине, послужившая поводом к их увольнению, была установлена после прекращения с ними трудовых договоров, предусмотренный законом порядок привлечения работников к дисциплинарной ответственности работодателем не соблюден
Истцы обратились в суд с иском к ОАО о признании увольнения по п. 7 ст. 81 ТК РФ незаконным.
Решением суда постановлено признать увольнение истцов по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным, обязать ОАО изменить формулировку увольнения на увольнение по собственному желанию, взыскать с ОАО заработную плату и компенсацию за неиспользованный отпуск, компенсацию морального вреда.
Суд указал, что истицы относятся к категории лиц, указанных в п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – непосредственно обслуживающие денежные и товарные ценности при совершении виновных действий которыми, если эти действия дают основание для утраты доверия к ним со стороны работодателя, могут быть уволены.
При обнаружении недостачи у материально ответственного работника только два выбора – выплатить возложенную на него финансовую ответственность или доказать невиновность в утрате товара. В первом случае, необходимо ознакомиться с приказом, который будет издан руководством организации, поставить свою подпись об ознакомлении с ним. После этого из заработной платы работника будет удерживаться определенная сумма средств для погашения имеющейся задолженности.
Во втором случае все гораздо сложнее, так как законодательством определен перечень оснований, которые позволяют не выплачивать убытки организации. Необходимо максимально подробно изучить обстоятельства проведения ревизии, а также ее основания и итоги. После составить объяснительную записку, в которой указываются все возможные обстоятельства утраты товара.
Работодатель может наложить ответственность и при наличии объяснительной записки, поэтому существует большая вероятность, что работнику придется обращаться в суд. При этом в органы суда может обратиться и работодатель, если ответственный работник отказывается возмещать денежные средства.
Главное для работника – найти доказательства своей невиновности, тогда можно не только остаться при своих деньгах, но и не менять место работы.
Недостача при инвентаризации товара – явление нередкое, поэтому при осуществлении труда в тех местах, где определена финансовая ответственность, нужно быть максимально щепетильным и внимательным. Любая ошибка может стоить карьеры и денег.