Должностная инструкция по специальности «Помощник директор»

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция по специальности «Помощник директор»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.

Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.

Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.

1. Менеджер по делопроизводству: отвечает за ведение документации, данный сотрудник может частично совмещать обязанности секретаря и архивариуса.
2. Офис-менеджер: такая должность актуальна для средних компаний или подразделений со штатом от тридцати человек.; офис-менеджер подчиняется главе предприятия/филиала и другим членам руководящего состава; сотрудник контролирует первичную документацию, выполняет часть секретарских функций (звонки, координирование встреч, помощь гостям), может выполнять роль «хозяйки офиса» — поддерживать материально-техническое обеспечение деятельности всех служб офиса (заказ расходников, организация мелкого текущего ремонта и т. п.).
3. Секретарь-референт: референты обычно занимаются «механической» работой: документооборот, обработка входящей/исходящей корреспонденции, телефонные звонки.
4. Секретарь-ассистент: сотрудник, замещающий вакансию секретаря-помощника, подчиняется только непосредственному руководителю, совмещает функции делопроизводителя с выполнением ряда несложных частных поручений.
5. Бизнес-ассистент: это буквально правая рука топ-менеджера, гендиректора или владельца бизнеса, а потому требования к данной должности очень высоки; личный помощник подчиняется только своему непосредственному руководителю, может считаться полноценным заместителем директора, способен и наделён полномочиями принимать самостоятельные решения по ряду вопросов.

Права и ответственность ассистента руководителя

Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:

• Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.

• Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.

• Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.

• Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.

Зарплата ассистента руководителя

Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:

• на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;

• управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.

Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.

Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:

• Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.

• В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.

• Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.

• Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.

Зарплата личного помощника руководителя

Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.

Второй фактор, влияющий на зарплату – это размер и доходность самого предприятия. Крупные и прибыльные компании предлагают высокие оклады за работу личного помощника. От небольшой фирмы не стоит ожидать того же.

Для сравнения приведем несколько цифр по зарплатам секретаря руководителя в различных регионах России. Вот статистические данные, которые указывают основные агентства по трудоустройству: личный помощник в Москве может получать около 60000 руб., для Санкт-Петербурга цифра составляет 50000 руб., региональные зарплаты примерно 30000 руб. в месяц. В отдельных компаниях помощник директора может получать 100 000 руб. и более.

Обязанности ассистента руководителя

Прежде чем нанимать кого-нибудь на должность помощника или ассистента, руководитель должен определить круг обязанностей, которые он планирует поручить будущему сотруднику. Во-первых, новый работник должен понимать, чем он будет заниматься на рабочем месте, во-вторых, это не позволит работодателю требовать с него сверх меры. Например, если в объявлении о вакансии говорится о том, что нужен секретарь, чтобы отвечать на звонки, приносить напитки и просматривать электронную почту, то в компанию потянутся люди без опыта работы и каких-либо знаний. Требовать от такого человека сверх того, что было заявлено в вакансии, некорректно. Поэтому лучше заранее подумать о характере работы, которую придется выполнять ассистенту в будущем. Так, помощники выполняют такие задачи:

1. Собирают информацию. Перед заключением любых контрактов важно получить как можно больше данных о клиентах, поставщиках, партнерах. Поиск этих сведений занимает от нескольких часов до нескольких дней. Эту работу может взять на себя ассистент.
2. Передают информацию от имени директора различным людям. Это могут быть сотрудники фирмы, клиенты, партнеры. В крупных компаниях на разговоры, распоряжения и приказы уходит много времени. Руководитель просто не в состоянии заниматься всем этим в одиночку.
3. Контролируют качество выполняемых работ, следят за сроками и регулярностью поставок.
4. Планируют встречи руководителя. Директор ежедневно работает с большим количеством документов, ему бывает сложно запомнить конкретную дату, на которую у него назначена встреча. Хороший ассистент отслеживает все встречи, планирует их, заблаговременно сообщает о времени и месте руководству, напоминает, переносит встречи, организует кофе-брейки и тому подобное.
5. Ведет личный календарь босса. Не каждый руководитель способен правильно распределять свое время так, чтобы встречи не дублировались и не накладывались друг на друга. Это сложно, хлопотно, поэтому лучше поручить такую работу помощнику.

Грамотный и компетентный во многих вопросах помощник ценится очень высоко. А если он обладает и некоторыми профессиональными качествами, необходимым уровнем квалификации, то найти такого специалиста будет непросто. Так, хороший ассистент обязан:

• разбираться в специфике той отрасли, в которой ему придется работать. Даже если он нанимается всего лишь отвечать на звонки, то обязан разбираться, кому отдать предпочтение, а кто может подождать;
• уметь вести переговоры;
• владеть методами научной организации труда, уметь правильно распределять свое и чужое рабочее время, владеть навыками самоменеджмента;
• знать, как ставить цели так, чтобы достижение их не казалось чем-то фантастическим;
• владеть основами планирования. В идеале – обучиться этому на специализированных курсах;
• освоить принципы расстановки приоритетов в работе и общении.

Если ассистенту придется работать с документами, то нелишним будет обучение:

• правовым нормам управления, полезно знать основы административного, гражданского, хозяйственного и трудового права;
• правилам ведения документации и порядку работы с документами;
• основам документной лингвистики.

Помощник должен знать структуру организации, быть лично или заочно знаком с руководящим составом подразделений, уметь различать подписи руководителей, знать зону ответственности каждого из них. Человеку, планирующему работать в крупной компании, придется тренировать и память, и внимательность. Нельзя допускать просчетов и возникновения курьезных ситуаций, которые могут отразиться на имидже организации. Чтобы натренировать навыки ассистента руководителя, можно:

• записаться на специальные курсы;
• окончить школу журналистики или подготовки секретарей;
• регулярно пересказывать прочитанное, стараясь не упустить ничего важного из первоисточника;
• заняться математикой и логикой;
• учить языки. Ассистент, умеющий говорить хоть на одном иностранном языке, ценится куда выше на рынке труда;
• вести записные книжки, учиться структурировать информацию в них таким образом, чтобы данные можно было найти сразу;
• тренировать навыки быстрого набора текста;
• освоить новые офисные программы;
• поставить речь и голос;
• тренировать выдержку.

Как работать с ассистентом?

Персональный ассистент руководителя – это всегда большая ответственность. Необходимо поддерживать хороший тон со многими людьми, уметь заводить полезные знакомства, шагать в ногу со временем, быть эрудированным и начитанным. Кроме того, личного помощника, как правило, могут позволить себе только деловые люди, обладающие обширным кругом интересов. Ассистент должен уметь поддерживать любой разговор. Важно, чтобы помощник и руководитель совпадали друг с другом на эмоциональном уровне.

Быть коммуникабельным постоянно непросто, поэтому и труд ассистента руководителя не считается легким. В работе пригодится дар убеждения и умение настоять на своем легко, без лишней агрессии.

Работать помощником руководителя – значит, ежедневно решать большое количество задач и при этом оставаться бодрым и приветливым. Также нужно быть готовым к смене имиджа, ведь у компании может быть определенный дресс-код. Возможно, для устройства на такую работу придется запастись несколькими деловыми костюмами.

Руководитель обязан обращаться с ассистентом максимально корректно. Важно понимать, что помощник не является личным слугой, он не обязан выполнять поручения по завершении рабочего дня. Об этом можно попросить, пообещав соответствующее вознаграждение, но никак не потребовать. Ассистенту не стоит допускать панибратства с руководителем. Дружеские, рабочие отношения, не переходящие грань, вполне уместны. Не следует превращаться в приятелей, поскольку подобное сводит на нет всю рабочую атмосферу. Приятеля неудобно просить принести кофе, приятелю не звонят поздно вечером с просьбой о составлении отчета.

ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ

Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:

1) наличие высшего образования

По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

2) знание иностранных языков

Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

3) опыт работы

Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.

Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.

4) знание конкретной сферы

Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.

Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

• общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
• требования и его умения;
• служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
• полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
• ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
• связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

• фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
• личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

• выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
• знать правила корпоративного этикета и делового общения;
• знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
• грамотно вести деловые переговоры;
• уметь оформлять важные документы;
• информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
• работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
• желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
• уметь составлять типовые соглашения.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут различаться в зависимости от мнения руководства. Чаще всего эта вакансия воспринимается как начало карьеры. Однако серьезный топ-менеджер будет искать в помощниках кого-то с профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднее специальное образование, связанное с управлением или юриспруденцией. Кроме того, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

• возможность работы во всех офисных программах;
• высокая скорость печати;
• начитанность;
• знание хотя бы одного иностранного языка, чаще всего английского;
• знание основных понятий программирования и нестандартных компьютерных программ;
• умение вести делопроизводство и кадровую работу в соответствии с нормативными требованиями;
• знание основных понятий действующего законодательства;
• хорошо организованная речь.

Это минимальное требование к претенденту на должность «личный помощник начальника». Обязанности также могут быть добавлены в зависимости от сферы деятельности организации. В некоторых компаниях наличие профильного или смежного образования считается обязательным условием для поступления на такую ​​работу. Также большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет достаточно разностороннего сотрудника, способного расширять обязанности. Наиболее распространенными дополнительными обязанностями являются:

• Перевод с иностранного языка, в том числе во время переговоров. Не всегда у руководства есть возможность полностью доверять сторонним работникам, и здесь очень помогает знание хотя бы английского языка.
• Организация поездок для шефа и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что помощник возьмет на себя все рутинные моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, питание и оформление документов.
• Сопровождение начальства на мероприятия.
• Бытовые услуги.

Этот список далеко не полный. В большинстве случаев достаточно сложно однозначно ответить на вопрос, что входит в обязанности помощника руководителя. Эта деятельность очень разнообразна. Каждый начальник выдвигает свои требования, главное следить, чтобы все они были в рамках закона.

Что указать в резюме соискателя на должность помощника руководителя

Должность личного ассистента — отличное начало карьеры выпускника. Таким образом, вы сможете устроиться на свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако для опытных кандидатов эта вакансия может показаться неинтересной. Особенно, если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные функции помощника руководителя, составить резюме несложно. В этом документе предполагается, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Информация, которую необходимо указать в резюме на вакансию «помощник» или «личный помощник начальника»:

1. Полное имя, фамилия и отчество, только первые два допускаются в резюме для иностранной компании.
2. Семейное положение. Это обязательный элемент: должность помощника часто связана с ненормированным рабочим днем. Вы должны следить за тем, чтобы такие часы не мешали семейным обязанностям.
3. Образование. Перечислить в хронологическом порядке. Если вы все еще учитесь, обязательно обратите внимание на то, сколько времени это займет. Работодатели часто принимают студентов последнего курса в качестве ассистентов с последующим продвижением по карьерной лестнице. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
4. Рабочий стаж. Пункт из последнего. Если у вас его еще нет, перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественных мероприятиях или профсоюзных организациях, учебные практики и другие соответствующие мероприятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику в выпускном отделении и напишите, что готовы ее предоставить.
5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально честную оценку. Опишите себя с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
6. Дополнительная информация. Здесь вы должны написать, почему работодатель должен выбрать вас среди других соискателей. Также не забудьте указать дополнительные навыки, например, наличие водительских прав. Уже сейчас будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связи с вами: мобильный и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Предоставляйте только актуальную информацию.

Грамотно составленное резюме не останется незамеченным работодателем.

Требования к помощнику руководителя

Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций. Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря. Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой. В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.

Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.

Похожие записи:

• Какие документы для новорожденного ребенка необходимо оформлять?
• Документы для налогового вычета за квартиру повторно
• Как получить земельный участок многодетным семьям бесплатно