Заполнение путевого листа в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение путевого листа в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Когда путевой лист обязателен
Путевой лист необходим всегда, когда стоит задача списать на расходы ГСМ, а также если есть необходимость подтвердить, что водитель за рулем находится при исполнении служебных обязанностей. То есть при перевозке грузов и пассажиров – всегда. Если же вы сами (директор) или кто-то из ваших сотрудников использует служебный транспорт просто для рабочих поездок (например, для встреч с клиентами) или постоянно пользуется служебным автомобилем для рабочих и личных целей – ежедневные путевые листы оформлять необязательно. Но при этом списывать ГСМ в расходы нельзя. Если же пользователь авто заправляет его на свои средства, а ]компенсирует такие затраты[/anchor] путем прибавки к заработной плате – такие перечисления закон расценивает как доход сотрудника. Соответственно, с них нужно отчислить взносы в ПФР и ФСС, а также 13% НДФЛ. Какой способ выбрать – определяет каждая компания для себя в учетной политике.
Проведение обязательных медицинских осмотров
Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных частью 4 статьи 24 Федерального закона от 21 ноября 2011 года N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».
4. В целях охраны здоровья работодатели вправе вводить в штат должности медицинских работников и создавать подразделения (кабинет врача, здравпункт, медицинский кабинет, медицинскую часть и другие подразделения), оказывающие медицинскую помощь работникам организации. Порядок организации деятельности таких подразделений и медицинских работников устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
Существует 2 варианта проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров:
- Нанять медицинского работника в штат. Данный вариант подходит для больших организаций.
- Привлекать медицинских работников, работающих в других учреждениях. Этот вариант подходит для небольших фирм.
Если нет штатного медика
На практике далеко не каждая компания (особенно, если транспортные перевозки не являются ее основной деятельностью) имеет в штате медработника. Ведь есть еще одна трудность – если вы принимаете медицинского работника в штат, организация должна получить лицензию на медицинскую деятельность. А это дополнительные временные и денежные затраты. Как же поступить, если списывать ГСМ в расходы хочется, путевые листы оформлять готовы, но нанимать медика и получать лицензию – уже накладно?
Один из вариантов, которые советуют предприниматели, нанять медработника на неполную ставку по совместительству. Если вы заключаете договор на обслуживание с частным лицом, убедитесь, что данный человек имеет лицензию на врачебную деятельность (это не документ об образовании, не путайте). Такой способ подходит, если территориально рядом с вами есть государственные медицинские организации или частные компании со штатным медиком.
Второй правильный вариант – использовать аутсорсинг. Выбирая качественные услуги, вы выигрываете сразу в нескольких пунктах:
- Нет необходимости содержать штатную единицу (медработника).
- Не нужно оборудовать кабинет для осмотров.
- Избегаете сложностей и затрат с получением лицензии на медицинскую деятельность для юридического лица.
- Цену и качество обслуживания выбираете самостоятельно из многообразия предложенных вариантов, конкуренция работает на вас.
- Имеете право на лояльное отношение к себе как к клиенту.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Как оформлять путевые листы по новым правилам
Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное — правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
4. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.
Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:
- пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
- вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.
Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.
Бизнесменов штрафуют за поездки без путевых листов
Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу — неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.
Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:
- снять опознавательный фонарь с крыши;
- передвигаться только в общем потоке;
- не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
- при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.
Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.
В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.
Делать это должны и компании-перевозчики и организации, использующие транспорт для удовлетворения собственных потребностей (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Встает вопрос, нужен ли путевой лист директору на служебный автомобиль ?
Как правильно оформить путевой лист с медосмотром
Как правильно заполнить путевой лист, подробно расписано в Приказе Минтранса России № 152.
Предлагаем также для ознакомления образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля с печатью медосмотра. А здесь – штамп предрейсового медосмотра, который можно заказать в компании, оказывающей услуги по производству печатей.
У владельцев компаний, занимающихся автоперевозками или же просто имеющих на балансе предприятия автомобиль, зачастую возникает вопрос, обязателен ли медицинский осмотр водителя перед каждым выездом и в какой ситуации его можно избежать.
Обратимся к Федеральному закону № 323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ». Ст. 24 данного документа гласит, что для определенных профессий в целях сохранения здоровья и способности выполнять трудовую функцию работники должны проходить обязательное медицинское освидетельствование.
Нужна ли отметка о медосмотре
Одним из самых важных требований к путевому листу – это наличие на нем обязательно штампа о пройденном водителем медосмотре перед осуществлением поездки. Если штамп отсутствует, то это обозначает, что процедура не была пройдена. Отсутствие штампа на путевом листе может создавать угрозу как для самого водителя, так и для иных участников движения. Именно поэтому штраф за отсутствие в путевом листе штампа о медосмотре велик для всех, кто был причастен к нарушению.
- Штраф для водителя составляет 3 тысячи рублей;
- Штраф для должностного лица – 5 тысяч рублей;
- Штраф для руководителя предприятия или ИП – 30 тысяч рублей.
Мнение эксперта
Кроме отметки доктора, подтверждающего надлежащее здоровье водителя, в путевом листе должен быть штамп механика, проводящего проверку транспортного средства перед выпуском его на линию. Если это транспортная компания, проверка делается ежедневно при оформлении нового путевого листа. Другие перевозчики осуществляют проверку с установленной периодичностью, которая зависит от особенностей эксплуатации конкретного транспорта.
За неправильно оформленный путевой лист может грозить штраф в размере от 3 до 30 тысяч рублей. Размер штрафа варьируется от субъекта: водитель, юридическое или должностное лицо).
Закреплен строгий порядок грамотного заполнения путевого листа:
- Путевой лист должен быть заполнен на каждый автомобиль, который используют в качестве средства передвижения;
- Оформлен путевой лист может сроком от 1 до 30 дней;
- Если имеет место посменный режим в организации, то должен быть оформлен отдельный путевой лист на каждого водителя;
- Путевой лист должен иметь номер и включать всю информацию об автомобиле и водителе;
- Обязательно наличие штампа юридического лица, индивидуального предпринимателя;
- На путевом листе должно быть указано время и дата;
- Отметки о медицинском осмотре водителя, важно чтобы были указаны данные медицинского работника;
- Путевой бланк должен быть внесен в журнал регистрации;
- Срок хранения бланков составляет 5 и более лет;
Если какой-то из указанный пунктов не соблюден, то сотрудник ГИБДД имеет право выписать штраф.
Если в листке не проставлен штамп о медосмотре
В том случае если имело место нарушение заполнения путевого листа, а именно не стоял штамп о медосмотре, то могут возникнуть следующие проблемы:
- Налоговая инспекция имеет право признать недействительными путевые листы и не признать расходы, которые были по ним списаны, что приведет к увеличению налогов.
- Инспектор ГИБДД при проверке документов имеет право составить протокол и выписать штраф за отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра. Размер штрафа закреплен в КоАП РФ.
- Если проигнорировать медицинский осмотр водителей, то это приводит к нарушению прав работников на охрану здоровья, согласно ст.24 ТК РФ. Данной статье ТК соответствует ст. 5.27.1 КоАП.
- В том случае, если имело место ДТП и был причинен вред здоровью сотрудника или окружающим и при этом удалось доказать связь неудовлетворительного состояния здоровья и произошедшей ситуации, то возможна уголовная ответственность по ст. 143 УК РФ.
Если вдруг будет нарушен порядок медицинского осмотра, то нарушителям грозит административный штраф по ст.11.32 КоаП РФ:
- Должностному лицу- от 2-3 тысяч рублей;
- ИП и ЮЛ – от 30-50 тысяч рублей.
Таким образом, можно сделать вывод, что экономия на медицинском освидетельствовании может привести к большим затратам.
Есть ли штраф за отсутствие ПЛ
Если машина используется для транспортировки багажа/грузов или людей, то при остановке инспектором ГИБДД водитель обязан будет предъявить вместе с основным перечнем документов еще и этот лист. За езду без выписанного путевого листа сотрудник способен наложить штраф, руководствуясь одной из статей:
- По отношению к водителю такого ТС, согласно п. 2 ст. 12.3 КоАП. В данном случае наказание выбирается самим инспектором. Возможен штраф 500 рублей, но вместо него могут просто вынести предупреждение.
- По отношению к должностному лицу, если он не провел техосмотр перед тем, как автомобиль был выпущен на линию или если водитель не прошел перед началом и после окончания рейса медосмотр. Санкции в такой ситуации применяют согласно пунктам 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП. Штраф в таком случае составит 5 000 рублей, если он будет наложен по отношению к юрлицу — 30 000 рублей, а для обычных граждан размер штрафного наказания составляет 3 000 в обоих случаях.
Почему по второму пункту могут назначить столь серьезные наказания, и как технические и медосмотры вообще относятся к путевому листу? Дело в том, что это обязательные пункты документа. То есть санкции могут быть наложены не только за отсутствие бумаги, но и за то, что она не оформлена надлежащим образом. Более того, при выявлении нарушения относительно проведения медицинского осмотра ТС могут задержать, отстранив водителя от управления.
Когда путевой лист обязателен
Путевой лист необходим всегда, когда стоит задача списать на расходы ГСМ, а также если есть необходимость подтвердить, что водитель за рулем находится при исполнении служебных обязанностей. То есть при перевозке грузов и пассажиров – всегда. Если же вы сами (директор) или кто-то из ваших сотрудников использует служебный транспорт просто для рабочих поездок (например, для встреч с клиентами) или постоянно пользуется служебным автомобилем для рабочих и личных целей – ежедневные путевые листы оформлять необязательно. Но при этом списывать ГСМ в расходы нельзя. Если же пользователь авто заправляет его на свои средства, а компания компенсирует такие затраты путем прибавки к заработной плате – такие перечисления закон расценивает как доход сотрудника. Соответственно, с них нужно отчислить взносы в ПФР и ФСС, а также 13% НДФЛ. Какой способ выбрать – определяет каждая компания для себя в учетной политике.
Путевка без отметки врача
Документ, заполненный по установленным правилам, но без отметки и штампа о пройденном медосмотре, признается действительным. Налоговики при поведении выездной или камеральной проверки признают произведенные транспортные расходы по такой путевке. А вот сотрудники ГИБДД оштрафуют (комментарий в ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ):
- водителя — на 3000 рублей;
- руководителя или начальника транспортного отдела — на 5000 рублей;
- юридическое лицо — на 30 000 рублей.
Если бюджетная организация использует фальшивый штамп для подтверждения медэкспертизы водителя или незаконно нарушает установленный порядок, статьей 11.32 КоАП предусмотрены штрафы:
- на водителя — от 1000 до 1500 рублей;
- на руководителя или ответственное лицо, допустившее использование фальшивого штампа, — от 2000 до 3000 рублей;
- на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.
Где взять актуальный бланк путевого листа 2023
Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату – 500 рублей.
Разработать новую форму путевого листа легкового автомобиля можно самим, скачав бесплатно стандартный бланк путевого листа в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №390, включая необходимые сведения.
При формировании бланка путевого листа автомобиля любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:
- легковые авто – №3 и №3 (спец);
- грузовые – №4-С и №4-П;
- автобусы: №6 – общественный; №6 (спец) – необщего пользования;
- такси – №4
- журнал учета п/л – №8
- товано-транспортная накладная – №1-Т