Как оформляется командировка во время отпуска?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется командировка во время отпуска?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед проведением и оформлением отзыва работника следует получить его согласие в письменном виде. Без официального подтверждения приказы и иные документы предприятия не имеют законного основания (не обладают юридической силой). Однако есть определенные нюансы, которые зависят от типа отпуска. Если сотрудник помимо непосредственной работы обучается в институте, на каждую сессию ему предоставляется необходимое время. Руководство может вызвать его только в том случае, если он сдал экзамены досрочно.
Нюансы оформления документов в зависимости от вида отпуска
Женщина, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, также может быть вызвана для срочной командировки (в отличие от беременной девушки). Помимо классического согласия необходимо ознакомить ее со всеми правами. Например, что есть возможность отказаться без последствий.
Оформлением отзыва работника из отпуска и направлением его в командировку занимается работодатель, однако в некоторых случаях инициатором вызова выступает сам работник.
Для оформления отзыва и направления работника в командировку работодатель должен:
- Сформировать положение о командировке, в котором указывается вся сопутствующая поездке информация.
- Уведомить сотрудника, который находится в отпуске.
- Получить согласие на отзыв из отпуска.
- Зарегистрировать приказ об отзыве из отпуска конкретного сотрудника, а также сформировать приказ о его отправке в командировку.
- Действовать дальше в рамках трудового законодательства.
При обоюдном согласии работодателя и работника о необходимости поехать в командировку в период отпуска, важнейшим документом является согласие работника и приказ о его отзыве.
В приказе должна содержаться следующая информация:
- причины прерывания времени отдыха работника;
- временной период, на который отзывается сотрудник организации;
- длительность командировки;
- дальнейшая судьба оставшейся части отпуска.
Что учесть и как оформить?
Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).
По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.
Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных? Посмотреть ответ
Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:
- расстояния до места выполнения служебного поручения;
- реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
- объема и сложности служебного поручения.
Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.
Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ? Посмотреть ответ
Порядок оформления однодневной командировки стандартный:
- Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
- Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.
Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.
Когда из зарплаты сотрудника можно удержать деньги по инициативе работодателя
По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:
1) неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
2) неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
3) излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
4) суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
5) суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
Приказ на отзыв из отпуска: образец 2019
В связи с производственной необходимостью принято решение отозвать из отпуска главного бухгалтера. На предприятии началась выездная проверка, и без главбуха не обойтись. Кадровому работнику дано задание подготовить приказ об отзыве из отпуска. Образец 2019, подготовленный нашими специалистами, облегчит задачу кадровику.
Все сотрудники организации, работающие по трудовым договорам, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК РФ). Он полагается всем сотрудникам, проработавшим в компании более 6 месяцев, считая со дня трудоустройства.
В принципе уйти в отпуск можно, и не дожидаясь истечения полугода с начала работы. Если администрация организации не против, то отпуск сотруднику могут предоставить авансом.
Причем, в большинстве случаев предоставление отпуска авансом является правом организации. Лишь в некоторых случаях предоставление отпуска до 6 месяцев непрерывной работы в компании может быть (подробнее об этом см.
, «Отпуск до полугода работы по Трудовому кодексу РФ»).
На практике бывают непредвиденные ситуации, требующие присутствия на работе отпускника. Например, выездная налоговая проверка, подразумевающая участие в ней главного бухгалтера и его заместителей или неполадки в корпоративной компьютерной сети, которые невозможно устранить без системного администратора.
Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:
- издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
- сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
- подготовить авансовый отчет;
- выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.
Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.
Правила оформления приказа несложны:
- в шапке указывается полное наименование организации;
- вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
- точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
- определяются сроки служебной поездки;
- указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).
Продление срока командировки
- невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
- выполнение работником дополнительного служебного поручения;
- временная нетрудоспособность работника в период командировки;
- вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
- невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.
Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:
- фамилию, имя, отчество командированного работника;
- должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
- реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
- причину продления командировки;
- новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
- поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).
По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.
Когда из зарплаты сотрудника можно удержать деньги по инициативе работодателя
По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:
1) неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
2) неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
3) излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
4) суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
5) суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).
Порядок отзыва и продления
Ранее уже было упомянуто, что отозвать специалиста из отпуска для отъезда в командировку можно только по его согласию.
Важно учитывать, что ключевое значение также играет вид отдыха. Для понимания данной темы следует ознакомиться с каждым из основных видов отпусков более подробно
Для понимания данной темы следует ознакомиться с каждым из основных видов отпусков более подробно.
Ежегодный оплачиваемый отпуск – период,претендовать на который вправе любой сотрудник, отработавший на предприятии более 6 месяцев.
В стандартной ситуации его продолжительность составляет 28 дней. В данном случае трудовое законодательство не запрещает отзывать трудящегося на работу.
Следует помнить, что осуществить это действие можно только при наличии согласия работника.
Вне зависимости от сопутствующих обстоятельств,нельзя отзывать из ежегодного отдыха сотрудников, относящихся к следующим категориям работающих граждан:
- беременные женщины;
- несовершеннолетние трудящиеся;
- специалисты,профессиональная деятельность которых связана с вредным или опасным производством.
Помимо ежегодного, при необходимости сотрудники могут претендовать на предоставление учебного отпуска, по БиР, по уходу за ребенком и неоплачиваемого.
Важно учитывать, что в 125 статье ТК РФ указано,что работодатель при желании работника может отозвать сотрудника только из ежегодного отпуска. Следовательно, при нахождении в другом виде отпускного времени специалист не может быть отправлен в командировку
Следовательно, при нахождении в другом виде отпускного времени специалист не может быть отправлен в командировку.
Отзыв на работу обязательно должен сопровождаться грамотным документальным оформлением.
В противном случае руководство компании может быть оштрафовано контролирующими органами.
В идеале работодателю следует придерживаться определенной последовательности действий:
- Составление служебной записки. Документ включает в себя текст с необходимостью отправки конкретного трудящегося в поездку.
- Проявление инициативы в продлении отпускного времени. Работодатель может обратиться к сотруднику, как в письменном, так и печатном виде. Во втором варианте составляется специальное уведомление.
- Получение ответа от трудящегося. В случае согласия последний ставит на полученном уведомлении соответствующую отметку. Одновременно с этим специалист может составить заявление о переносе или продлении отпуска.
- Издание приказа об отзыве.
- Оформление командировочной документации. Перечень обязательных к заполнению бумаг в каждом случае может быть различен – все зависит от правил, действующих в компании и особенностей поездки.
Расчет командировочных и отпускных
Перед выходом в отпуск работнику выплачиваются отпускные, сумма которых будет рассчитываться исходя из того, сколько дней сотрудник будет отдыхать. Поскольку это время сокращается из-за его вызова, соответствующим образом сокращается и оплата. Это значит, что часть выплаченных денег придётся вернуть обратно. Их нельзя удерживать из зарплаты самовольно, по решению работодателя или главбуха нужно получить соответствующее разрешение от работника либо договориться о возвращении им денег в кассу, или оформить это как аванс.
Перерасчёт отпускных очень прост: ранее уже проводился непосредственно их расчёт, соответственно, теперь выплата за один день умножается на количество дней, на которые уменьшился отпуск, и полученную в результате сумму работник должен будет вернуть.
При этом сотрудник возвращается на работу, а значит, при выезде в рабочую поездку он должен будет получать средний заработок плюс суточные (оплата его проезда и прочие расходы компенсируются отдельно).
Что касается суточных, то они устанавливаются работодателем в коллективном договоре, законодательство лишь устанавливает, что налогом не облагаются выплаты в размере не более 700 рублей для поездок по России и не более 2 500 рублей для зарубежных. Именно столько чаще всего и платят работодатели, чтобы не пришлось выплачивать налоги и страховые взносы. Выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, входят сюда и выходные, и праздники, и дни в пути.
Командировка во время отпуска
В рамках ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является отзыв работника от осуществления постоянной трудовой деятельности путем направления его в иное место осуществления трудовых обязанностей на временной основе.
Под отпуском, согласно ст. 106 и ст. 107 ТК РФ понимается длительное время отдыха работника, которое он может тратить по своему усмотрению, вне зависимости от требования работодателя. Командировка во время отпуска недопустима, поэтому перед фактическим направлением сотрудника в иное место деятельности по служебным обстоятельствам на временной основе, его необходимо отозвать с отдыха для дальнейшего оформления.
В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса РФ, работник может быть отозван из отпуска только по своему согласию, за исключением случаев, когда отзыв невозможен.
Нельзя отозвать с отдыха следующие категории работников:
- если работник не достиг возраста совершеннолетия;
- если работник является беременной женщиной;
- если работник занят на опасном для здоровья производстве, а равно и осуществляет трудовую деятельность при опасных условиях труда.
По иным основаниям допускается отзыв сотрудника организации, если имеется достаточное количество оснований для этого, и сам работник не против вынужденного сокращения времени отдыха.
Предоставление неоконченной части отпуска осуществляется несколькими способами, в зависимости от того, какой именно вариант выберет работник организации:
- Предоставление неотгулянной части в течение оставшегося календарного года, в период, установленный самим сотрудником предприятия.
- Присоединение оставшейся части отдыха к следующему очередному отпуску.
Трудовое законодательство четко определило, что в случае отказа сотрудника организации выходить из отпуска работодатель не имеет права ни накладывать дисциплинарные наказания, ни увольнять работника организации. Единственное условие, которое позволит отозвать отдыхающего работника – его полное согласие на осуществление процедуры.
Оставшаяся часть отпускных предоставляется в удобное для командировочного время либо прибавляется к отдыху на следующий расчетный период.
Для отзыва сотрудника предприятия из отпуска для последующего его направления в служебную командировку, работодатель должен:
- Уведомить сотрудника о необходимости выезда, а также поинтересоваться о его непосредственном желании прервать отдых.
- Издать приказ об отзыве из отпуска, затем приказ о командировке.
- Получить заявление сотрудника о его согласии.
- Следовать обычным приемам отправки сотрудников предприятия в служебные поездки.
Роль сотрудника организации является решающей, так как при получении уведомления или приказа работник может отказать, ссылаясь на ст. 125 ТК РФ, без каких-либо негативных для себя последствий. Отказ и согласие на отзыв с отдыха направляется на имя руководителя для дальнейшего подшивания к личному делу.
Отпуск – это законодательно определенный период отдыха, в течение которого сотрудник организации восстанавливает свои силы и здоровье для дальнейшего осуществления трудовой деятельности на ближайший год. Отзыв из отпуска для оформления командировки должен быть подкреплен вескими основаниями и острой необходимостью, иначе работник может просто не согласиться.
Трудовое законодательство предусматривает три возможных варианта изменения срока предоставления отпусков: отзыв, перенос и продление.
Внимание
При отзыве работника из такого отпуска, неотгулянную его часть можно заменить денежной компенсацией. В ином случае допускается либо предоставление неиспользованной части в текущем году, либо ее перенос на следующий
В случае с ненормированным рабочим днем, допускается замена части отпуска компенсационными выплатами, при условии, что эта часть превышает три дня. В случае с опасными производствами, обязательная для использования часть составляет семь дней.
Инфо
По истечении этого срока работодатель может настоять на компенсации выплаты и отозвать работника из отпуска для отправления его в командировку. Не распространяются, т.к. срок отпуска устанавливается справкой-вызовом из учебного заведения
Важно
Более того, отозвать работника из учебного отпуска нельзя. Требуется ли согласие Требуется обязательное согласие на вызов из отпуска от имени работника организации.
Целесообразность выбытия из командировки в более позднюю дату решает руководитель. То есть, он может разрешить оплатить обратный билет сотруднику в случае более позднего возвращения из командировки, или не разрешить.
То же самое в отношении предоставления неоплачиваемого отпуска – предоставлять отпуск по уважительной причине является правом, а не обязанностью организации. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон. При этом в данном случае отпуск предоставляется не во время командировки, а после нее.
При этом расходы на обратный проезд можно будет учесть при налогообложении, поскольку они были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.
Вместе с тем, со стоимости обратного билета придется удержать НДФЛ, поскольку в этом случае оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой.
Обоснование
1.Из ситуацииАндрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке
При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.
Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.*
А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.
Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.
Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.