Плюсы и минусы электронных трудовых

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы и минусы электронных трудовых». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.

Минусы электронной трудовой книжки

Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:

Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.

Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.

Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.

Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.

Трудовая книжка: нововведения

С 1 января 2020 года запущен новый формат трудовой книжки — электронный (закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Цель нововведения — удобство использования и расширение возможностей. Сотрудники получают постоянный доступ к данным о трудовой деятельности, а компании — новые перспективы относительно кадрового учета.

В связи с нововведениями возникает вопрос: что лучше — электронная трудовая или бумажная?

Электронная версия — это аналог обычной книжки. Все данные, которые раньше вносились в бумажный вариант, с текущего года отправляются еще и в ПФР. Информация будет храниться в предназначенной для этого электронной системе учета, из которой граждане смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Данные могут быть предоставлены на бумажном или электронном носителе.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р, в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД.

Выбор – за работником

Задача трудовой книжки – подтвердить стаж, который учитывается при назначении пенсии. Логично, что оформлять ЭТК государство поручило Пенсионному фонду России, ведущему учёт данных о стаже и заработках граждан. У молодых людей, которые впервые начали работать в этом году, бумажных книжек не будет, им сразу оформят электронные. А для тех, у кого уже есть трудовая, выбор электронной версии стал возможностью, но не обязанностью. Работник, пожелавший продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, может в дальнейшем в любое время подать работодателю заявление о переходе на ЭТК. При этом ничто не угрожает трудовым и пенсионным правам тех людей, которые остались верны бумаге или вообще никак не выразили своё мнение. Работодатели по-прежнему обязаны делать записи в их старые книжки. Но ту же самую информацию они направляют в ПФР, где она дублируется в электронном виде.

Те же, кто уже предпочёл ЭТК, получают свою старую книжку на руки, чтобы в дальнейшем хранить её дома. Вернуться к бумажному формату трудовой, перейдя на электронный, уже нельзя.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:

• Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.

• В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.

• Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.

• Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.

• Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.

• Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.

• Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.

• Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.

• Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.

• Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.

Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:

• Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.

• Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.

• Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

• А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.

Как будет проходить внедрение

Новшества будут вводить постепенно. Предполагается, что за 2019 год в законодательство внесут все необходимые изменения, а профильные ведомства (Министерство труда, Пенсионный фонд) решат все технические вопросы.

Срок проведения эксперимента по введению электронных трудовых книжек — с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.

На первом этапе проект запустят в компаниях из числа добровольцев (на данный момент их около 20), список утвердит Правительство РФ. В рамках эксперимента организации должны будут ежемесячно предоставлять отчеты, чтобы выявить трудности и проработать их.

Совет! Гражданам, которые хотят оставить трудовую книжку в бумажном виде, нужно будет подать специальное заявление, всех остальных переведут на электронный вариант. В их число попадут и те, кто трудоустроится на работу с 1 января 2020 года.

Перечень документов, включенных в эксперимент, организации должны будут установить самостоятельно. Перевести «в цифру» можно будет:

• трудовые книжки;
• договоры.

За некоторыми исключениями, можно будет выбирать вид электронной подписи. Работать с экспериментальными документами организации будут в собственной информационной системе, а при проведении проверок всю информацию, связанную с трудовой деятельностью, необходимо будет предоставлять в электронном виде.

Сотрудники организаций должны быть осведомлены о проведении эксперимента и дать на это свое согласие, что должно быть прописано в соглашении или коллективном договоре.

При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику документы, которые ведутся в электронном виде, в течение трех дней. При этом, вид этого документа может быть, как цифровой, так и бумажный — это работник должен будет указать в заявлении. С помощью электронной трудовой книжки будет гораздо проще подтвердить стаж работы, не прибегая к помощи юриста.

Суть электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:

• Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
• Место, где человек работает.
• Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
• Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
• Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
• Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
• Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
• Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
• Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.

Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу

Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:

• Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
• Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
• Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.

А правда, что в других странах трудовых книжек уже нет?

В наши дни традиционные трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении.

В остальных странах мира на работу принимают по контракту, обходясь без трудовых книжек. Чаще всего контракт заключается на срок от года для начинающих специалистов и до пяти лет для профессионалов своего дела. Там подробным образом прописаны все права и обязанности будущего сотрудника, количество рабочих часов, а так же причины, по которым он может быть уволен или наоборот: почему у сотрудника не получится досрочно расторгнуть договор.

В ряде европейских стран (Германия, Италия, Австрия, Франция) есть своеобразный аналог книжки – трудовая карточка. Правда, такой роли, как в России, она не играет. Её владелец может по собственному желанию предъявлять документ работодателю, чтобы внести данные о приеме на работу и увольнении.

В Испании есть своя электронная система — Vida Laboral (трудовая жизнь). В неё записывают информацию о найме, увольнениях и налоговых отчислениях — всё это сразу же отправляется прямиком в Министерство труда и Фонд социального страхования.

Какая трудовая книжка лучше — электронная или бумажная?

Чтобы разобраться в вопросе, рассмотрим изменения учета трудового стажа с разных позиций.

1. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника

Достоинства цифрового носителя:

• Быстрый и удобный доступ к данным через личный кабинет;
• Оптимально для дистанционного трудоустройства;
• Быстрое получение государственных услуг, связанных с трудовой деятельностью.

Минусы электронной трудовой книжки:

• Запись в бумажную трудовую книжку осуществляется через 5 дней после первого рабочего дня, тогда как в электронном виде данные вносят «день в день». В результате работник, которому не подошли условия труда, увольняется с записью в документе.
• На текущий момент запись в системе электронного учета ведется с 2020 года, предыдущие записи сохраняются исключительно в бумажной версии. Ответственность за сохранность документа ложится на работника.
• При обнаружении ошибки работник может поменять сведения только путем личного обращения в организацию, где допустили оплошность. Если в записи не отражены или указанны некорректно данные о работодателе, возможны сложности с его идентификацией.

ВАЖНО! В электронной базе не вносятся сведения о наградах, благодарностях и других дополнительных данных. Документы, подтверждающие получение поощрений, необходимо хранить самостоятельно. Такие свидетельства важны при приеме на работу, особенно в государственные предприятия.

1. Трудовая книжка в электронном виде – плюсы и минусы для работодателя

Чем хороша электронная трудовая книжка:

• Снижение издержек на закупку, ведение, хранение бумажных версий;
• Возможность аналитики сведений о трудовой деятельности работников;
• Сведения фиксируются в единой системе учета (ранее сотрудник мог завести дубликат документа).

Минусы трудовой книжки в электронном виде:

• Двойной документооборот для фиксации трудового стажа работников, сохранивших традиционный документ;
• Сложность изменений в ранее внесенные записи: если допущена ошибка, исправить данные достаточно сложно, процесс пока не отработан;
• При приеме на работу соискателя с бумажной трудовой работодатель получает доступ к трудовому стажу, тогда как при электронном ведении учета работник предоставляет только выписку.
• Если организация располагается в районах с нестабильным доступом в интернет, затруднено соблюдение требований к записи об увольнении или приеме на работу «день в день».

1. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для государства

Плюсы электронной трудовой книжки:

• Тотальный контроль над трудовой деятельностью каждого человека;
• Мониторинг и аналитика сведений о работе граждан в режиме онлайн;
• Удобство отслеживания пенсионных отчислений и налоговых вычетов.

Недостатки электронной системы учета не отмечаются.

Возможные проблемы при внедрении электронных трудовых

Разумеется, идеальной системы учета не существует. Новая система с электронными трудовыми книжками будет интереснее всего молодым людям, которые впервые устраиваются на работу – вся информация об их трудовой деятельности будет храниться на сервере, а запрос о любом из мест работы можно будет подать в электронной форме.

«Потерять» электронные данные практически невозможно, а в случае с потерей бумажной трудовой книжки, для восстановления записей придется обойти все предыдущие места работы. Проблемы доставляет то, что головные офисы компаний-работодателей могут находиться в других городах, и на получение повторной записи может уйти больше месяца. То же касается и общей информации. Вся база занятости, которая велась до 2020 года в бумажном варианте, будет актуальной лишь с подтверждением в виде записей в трудовых книжках. Следовательно, даже при полном переходе на электронную трудовую книжку, бумажную нужно сохранить, чтобы не потерять стаж до 2020 года.

Еще один нюанс, который может расстроить работников – в новом варианте трудовой не будет места для записи о наградах и поощрениях. Вся эта информация будет заноситься непосредственно в личное дело ПФР. По сути, запись никуда не теряется, но при трудоустройстве использовать ее как аргумент в свою пользу уже не получится.

Преимущества электронной трудовой книжки

У ЭТК имеются следующие преимущества перед бумажной книжкой:

• возможность у сотрудников быстрого и удобного доступа к данным о своей трудовой деятельности, которые можно получить на портале Госуслуг;
• все ошибки и неточности в сведениях сводятся к минимуму — их можно проверить в любой момент;
• исключается подлог документов и изменение оснований увольнения;
• отсутствует риск потери или порчи документа;
• снижены затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек в бумажном виде;
• возможность удалённого оформления пенсии по данным лицевого счёта, дополнительных документов для подтверждения не требуется;
• упрощается процедура оформления нового сотрудника, удобно при удалённом трудоустройстве;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Прием нового сотрудника

При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:

• Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.

• Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.

• Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.

Преимущества электронных трудовых книжек

Для бизнеса:

• Меньше бумажной работы;
• Если в офисе случится пожар или потоп, меньше книжек нужно восстанавливать;
• Если все сотрудники перейдут на электронный вариант трудовой, не нужно будет приобретать, вести и хранить бумажные;
• Удобно вести удаленную бухгалтерию и трудоустраивать людей дистанционно.

Для сотрудников:

• Информация о трудовой деятельности всегда под рукой — можно в любой момент сделать выписку из Госуслуг и взять кредит или ипотеку.
• При выходе на пенсию не надо собирать справки, чтобы доказать свой стаж — все данные уже будут в ПФР. Сейчас любой человек может обратиться лично в ПФР, чтобы ему перенесли бумажный стаж в электронный. С бумажной трудовой книжкой при выходе на пенсию однозначно придется обращаться в ПФР для подтверждения стажа.
• Облегчается жизнь при миграции внутри страны. Например, женщины в декрете переезжают на ПМЖ в другие регионы. И при увольнении встает вопрос, как передать бумажную трудовую. Многим приходится ехать за ними либо писать доверенности на знакомых.
• Снижается риск ошибки в заполнении бумажной трудовой. Например, работник приходит писать заявление на получение пенсии. И выясняется, что работодатель неверно указал данные о профессии, поэтому стаж не засчитывают и пенсия будет меньше. Такие случаи часто происходят спустя 10-20 лет с момента увольнения.
• Нет необходимости хранить и беречь бумажную трудовую. Например, ее можно так же потерять, как и паспорт. Только паспорт восстановить — без проблем, а вот ваш трудовой стаж — придется попотеть.

Как получить информацию о своей трудовой деятельности

Переход на цифровые версии документов о рабочей деятельности граждан вызывает множество вопросов не только у работников в возрасте, но и у молодых людей. Дело в том, что основным вопросом остаётся вопрос о получении сведений о работе на различных предприятиях.

Если несколько законных способов получения данных о своём стаже. Это:

• обращение к работодателю по последнему месту работы. Если заявитель работает без бумажного документа о стаже, руководитель обязан выдать ему справку о рабочей деятельности. Она может быть оформлена в бумажном или цифровом виде, на усмотрение обратившегося. Срок исполнения – в течение 3 дней после подачи заявление или в последний день перед увольнением. В справке будут указаны данные за тот период, когда заявитель работал на этом предприятии;
• обратиться в ПРФ лично или через официальный сайт. Данные могут быть предоставлены в бумажном или электронном виде;
• через портал Госуслуги или через МФЦ. При обращении в многофункциональный центр данные будут предоставлены в бумажном виде, при обращении через Госуслуги – только в цифровом формате.

Похожие записи:

• Допустимая норма алкоголя в крови в 2022-2023 году
• Как платить НДС – принципал на УСН, агент на ОСНО и наоборот
• Оценка акций, ООО для нотариуса (наследства) в Краснодаре