Внутренние переводы: оформляем правильно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Внутренние переводы: оформляем правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Понижение в должности может быть постоянным или временным. Инициатором перевода может выступать как работодатель, так и работник. Однако редко встречаются сотрудники, которые просят предоставить им нижестоящую должность. Ведь это, как правило, влечет получение более низкой заработной платы.

II. Перевод на другую работу к другому работодателю

Важно! При переводе к другому работодателю трудовой договор по прежнему месту работы прекращается. Перевод к другому работодателю может быть только постоянным.

Соответствующие записи вносятся в трудовую книжку или вносится соответствующая информация о переводе в сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ). Об увольнении в порядке перевода — работодателем, с которым прекращены трудовые отношения. О приёме на работу в порядке перевода — работодателем, с которым заключён новый трудовой договор.

Работник может быть переведен к другому работодателю:

• по инициативе работника;
• по инициативе работодателя.

Работодатель вправе переместить работника на другую работу.

В отличие от перевода перемещение не влечет за собой изменения условий трудового договора, причем речь идет о любых условиях договора, а не только об обязательных. Поэтому при перемещении дополнительное соглашение не составляется, запись в трудовую книжку не вносится.

Смысл перемещения как фактического изменения трудовых отношений состоит в том, что работодатель предоставляет работнику другое рабочее место, либо переводит в другое структурное подразделение (при условии, что структурное подразделение не указано в трудовом договоре), расположенное в той же местности, либо поручает работу на другом механизме или агрегате.

При этом, рабочим местом для работника является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).

Важно! Без согласия работника возможно его перемещение у того же работодателя при отсутствии изменения определенных сторонами условий трудового договора:

1) на другое рабочее место;

2) в другое структурное подразделение (если оно не указано в трудовом договоре), расположенное в той же местности;

3) поручение работы на другом механизме или агрегате.

Важно! Перемещение работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещено.

Трудовое законодательство предоставляет гарантии сотрудникам, которые в связи с медицинским заключением нуждаются в переводе на другую работу (в том числе на нижестоящую должность). Так, им сохраняется средний заработок по прежней должности в течение месяца со дня перевода на нижеоплачиваемую работу.

При переводе из-за трудового увечья, профессионального заболевания или иного повреждения здоровья, связанного с работой, — до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления работника (ст. 182 ТК РФ).

Кроме того, беременные женщины в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению переводятся на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе (ч. 1 ст. 254 ТК РФ).

Согласно части 1 статьи 129 ТК РФ начисленный средний заработок является заработной платой работника. То есть вознаграждением за труд, оплата которого производится в соответствии со специальной нормой.

Обратите внимание: при временном переводе по соглашению сторон оплата производится по договоренности между работником и индивидуальным предпринимателем.

Если с согласия сотрудника он переведен на менее квалифицированную работу, стороны могут договориться о сохранении прежнего оклада или о назначении доплаты до прежнего оклада.

Перевод сотрудника на одну ставку

В зависимости от различных обстоятельств, во время осуществления перевода у подчиненного может измениться не только должность, но и некоторые иные важные особенности работы. В частности, изменения могут коснуться и непосредственного объема профессиональных обязательств, который ранее был установлен в отношении сотрудника, например:

1. Перевод сотрудника на одну ставку. Данный способ может быть применен в тех случаях, когда ранее работник исполнял свои обязательства не на полную ставку. Теперь, если служащий готов работать в полном объеме, директор может пойти ему навстречу.
2. Перевод служащего на 0,5 ставки. Данная опция нередко используется молодыми мамами. Как правило, им требуется дополнительное время для осуществления ухода за ребенком после прекращения официального декретного отпуска. В подобном случае работодатель может пойти навстречу такой сотруднице и удовлетворить ее требования относительно сокращения ранее установленного объема работ. Однако необходимо помнить, что такое сокращение обязательно окажет определенное влияние и на другие показатели работы. Прежде всего, это касается заработной платы. Она также будет уменьшена ровно на половину от ранее установленного значения.

При изменении ставки порядок перевода будет выглядеть следующим образом:

• составление подчиненным заявления. Здесь действуют стандартные правила – документ может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нем были указаны основные сведения относительно необходимости такого перевода, непосредственных причин, по которым его нужно осуществить и т.д.;
• составление дополнительного соглашения к действующему трудовому договору. В данном документе должны быть отражены абсолютно все условия, которые теперь будут присутствовать в новом режиме работы служащего. К наиболее важным из них можно отнести: размер заработной платы, количество часов, особые нюансы графика работы и т.д.;
• издание работодателем соответствующего приказа. Составление приказа в данном случае также осуществляется на основании унифицированной формы. Готовый документ должен содержать в себе основные сведения относительно необходимости внесения соответствующих изменений в действующее в организации штатное расписание.

Документооборот при переводе работника на нижестоящую должность

Заявление о переводе. Как мы отметили выше, иногда перевод на нижестоящую должность осуществляется по инициативе работника (в частности, по семейным обстоятельствам). В подобном случае от него потребуется заявление в произвольной форме. Его образец приведен справа.

Предложение о переводе. Если инициатива перевода исходит от индивидуального предпринимателя, ему необходимо заручиться согласием работника на перевод. Для этого сотруднику направляется соответствующее предложение, составленное в произвольной форме.

В этом документе обосновывается необходимость его перевода на нижестоящую должность, указывается перечень всех имеющихся должностей, которые может занять сотрудник в соответствии со своей квалификацией. Также в документе приводятся сведения о должностных окладах, соответствующих вакантным должностям.

Если работник временно или постоянно переводится на нижестоящую должность на основании медицинского заключения, в предложении о переводе обязательно должны быть указаны номер и дата такого заключения.

Согласие сотрудника на понижение в должности также оформляется в письменном виде. Для этого в предложении о переводе на другую работу можно предусмотреть специальную графу.

Кроме того, работник может подать заявление на имя индивидуального предпринимателя и сообщить ему о своем решении. Заметим, что срок отзыва заявления сотрудника о переводе на другую работу трудовым законодательством не установлен. То есть до подписания дополнительного соглашения к трудовому договору работник вправе обратиться к индивидуальному предпринимателю с заявлением, свидетельствующим об отказе от перевода на нижестоящую должность.

Дополнительное соглашение. Если сотрудник не возражает против перевода на нижестоящую должность, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указываются все условия перевода: новая трудовая функция сотрудника, структурное подразделение, в котором он будет трудиться, условия оплаты труда и срок перевода.

При временном переводе сотрудника на другую работу условия трудового договора изменяются на определенный срок. Продолжительность временного перевода на нижестоящую должность устанавливается по соглашению сторон. Например, если индивидуальный предприниматель временно понижает работника в должности из-за лишения специального права, в документе нужно отразить точную дату возвращения сотрудника на прежнее место работы. Если она неизвестна, можно сделать запись: «До дня восстановления специальных прав».

Обратите внимание: работник может быть временно переведен на другую должность на срок до одного года (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Если перевод был осуществлен на время замещения отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, его срок заканчивается в день выхода на работу данного сотрудника. То есть в подобной ситуации срок перевода на нижестоящую должность может превышать год.

Бывают случаи, когда сотрудника переводят на нижестоящую должность временно, но в результате работа на новом месте становится для него постоянной. Это возможно, если по окончании срока перевода сотруднику не предоставляется его прежняя работа, а сам он этого не требует и продолжает трудиться.

Заметим, что дополнительное соглашение к трудовому договору, предполагающее понижение в должности, должно быть подписано как работодателем, так и работником. Если сотрудник откажется его подписывать и не выйдет на работу в новой должности, в случае судебного разбирательства служители Фемиды примут его сторону (Определение Московского городского суда от 03.08.2010 N 33-23228).

Приказ. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору готовится приказ по одной из унифицированных форм — N Т-5 или Т-5а (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С указанным приказом сотрудника индивидуальному предпринимателю необходимо ознакомить под роспись.

Отметки в личной карточке. Факт перевода на нижестоящую должность индивидуальному предпринимателю нужно отразить в личной карточке работника (форма N Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» при этом следует указать:

— дату перевода;

— структурное подразделение;

— должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;

— тарифную ставку (оклад) и надбавку;

— основание перевода.

Обратите внимание: с каждой записью, вносимой на основании приказа о переводе на другую работу, индивидуальный предприниматель обязан ознакомить сотрудника под роспись.

НДФЛ и страховые взносы с доходов работников

Доход работников в виде среднего заработка включается индивидуальным предпринимателем в налоговую базу по НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 210 НК РФ).

Исчисление налога индивидуальным предпринимателем производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

В соответствии со статьей 226 НК РФ индивидуальный предприниматель удерживает сумму НДФЛ в момент выплаты дохода сотруднику.

Кроме того, на сумму сохраняемого среднего заработка начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Об этом — статьи 7 и 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и статья 20.1 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ.

Перевод по производственной необходимости

Трудовой кодекс РФ не содержит понятия «Производственная необходимость». Однако статья 74 ТК РФ допускает перевод работника без согласия, если возникает необходимость изменения технологии или условий труда. Однако при этом не могут меняться обязанности работника. Перевод по производственной необходимости без согласия сотрудника может выполняться в другое структурное подразделение или регион.

Например, если происходит реорганизация двух компаний «Y» и «Z» путем присоединения второго к первому, работник «Z» в должности мастера смены будет переведен на работу в «Y» также на должность мастера смены. При этом работник должен быть поставлен в известность о предстоящем переводе не менее, чем за 2 месяца.

Если он не даст одобрения на перевод, предприятие «Y» обязано предложить ему иную работу. Также нельзя выполнять перевод сотрудника на должности, которые он не в состоянии исполнять по состоянию здоровья.

Перевод на нижеоплачиваемую работу по инициативе работодателя

Многих интересует, возможен ли временный перевод на другую работу, да еще и с более низкой оплатой труда, инициированный непосредственно работодателем?

Здесь важно разобраться, что именно следует понимать под инициативой работодателя. Если он предлагает работнику расторгнуть существующий трудовой договор (или же по обоюдному согласию изменить отраженные в нем условия) и сотрудника такое предложение (в т. ч. понижение зарплаты) устраивает, то перевод возможен и не создает никаких проблем ни для одной, ни для другой стороны. Если же работник не изъявляет желания переходить на нижеоплачиваемую работу, то он вправе отказаться от предложения работодателя и продолжать исполнять должностные обязанности, оговоренные в его трудовом договоре.

Перевод на нижеоплачиваемую работу возможен, например, в том случае, если должность сотрудника подлежит сокращению в порядке, предусмотренном российским трудовым законодательством. В подобной ситуации после уведомления о сокращении работодатель должен предложить работнику иные имеющиеся у него вакансии (в т. ч. и с более низкой оплатой труда). И если последнего устроит предлагаемая должность, то он может принять предложение и продолжить выполнять трудовые функции у данного работодателя, даже несмотря на более низкий уровень оплаты труда.

Перевод на нижеоплачиваемую должность по инициативе работодателя

Российские работодатели вправе инициировать перевод сотрудника на нижеоплачиваемую должность только при наличии определенных веских оснований для такой процедуры. Как было упомянуто ранее, данный перевод не может быть связан непосредственно с нарушением сотрудником дисциплины труда. Даже в случае если трудящийся не соответствует должности из-за недостаточной квалификации, по своей инициативе работодатель вправе только уволить его по этой причине, а не переводить на нижеоплачиваемую работу.

Допустимыми же основаниями проведения перевода в данной ситуации по инициативе работодателя и без учета согласия сотрудника являются:

• Медицинские показания. Если работнику прямо запрещено выполнять определенные виды работ индивидуальной программой реабилитации или по иным медицинским показаниям, работодатель фактически принужден перевести такого трудящегося на иное рабочее место, предложив все доступные на предприятии вакантные места, соответствующие квалификации работника.
• Изменение организационных или технологических условий деятельности. В такой ситуации нужно обеспечить предупреждение трудящихся о предстоящих изменениях как минимум за два месяца и аналогичным образом предложить им все вакантные должности соответствующие квалификации трудящихся.

Это — исключительный перечень обстоятельств, которые позволяют переводить сотрудника на нижеоплачиваемую должность исходя из инициативы работодателя. При этом за сотрудником все равно сохраняется право отказаться от работы на новых условиях, однако при таковом отказе трудовой договор с ним может быть законно расторгнут.

Какие документы потребуется заполнить при переводе работника на нижестоящую должность

Для правильного оформления перевода, работодателю потребуются следующие документы:

1. Заявление от работника. Оно необходимо в том случае, если инициатором перевода является сам работник. Например, на перевод его вынуждают семейные обстоятельства. Составляется заявление в свободной форме и помимо просьбы о переводе в нем должна содержаться причина перевода.
2. Предложение о переводе. Как уже отмечалось выше, для перевода работника, работодатель должен написать ему письмо. В нем указывается необходимость перевода, а также перечень должностей, которые работник вправе занять. Если перевод связан с состоянием здоровья, то в предложении необходимо указать номер и дату медицинского заключения.
3. Согласие работника на перевод. Оформляется отдельным документом в письменном виде, либо работник может указать свое согласие в предложении работодателя. С этой целью в предложении предусматривают специальные графы.
4. Дополнительное соглашение к трудовому договору. В допсоглашении нужно будет указать условия перевода: трудовую функцию по новой должности, структурное подразделение, условия оплаты и период перевода (временный перевод или постоянный). Подписывают допсоглашение как работодатель, так и работник.
5. Приказ о переводе. Составляется на основании допсоглашения к договору. С приказом работник должен ознакомиться под роспись.
6. Личная карточка. Запись о переводе также вносится в личную карточку работника. В разделе «Прием на работу и переводы на другую работу» указывается дата перевода, структурное подразделение, новая должность, оклад, а также основание перевода.

Наиболее частые причины перевода на другую должность

Как мы уже говорили, специалиста могут перевести на новое место по его инициативе, инициативе работодателя или по медицинским показаниям.

Основаниями для перевода на другую постоянную должность в одной организации становятся:

• повышение в должности, если человек проявил себя с положительной стороны, успешно прошел аттестационные испытания — ему предоставляется работа с большей оплатой;

• понижение в должности, если работник не прошел аттестацию — тогда его ждет меньшая оплата труда;

• изменение организационной структуры компании;

• сокращение штата;

• перевод в филиал, территориальное подразделение;

• наличие свободной вакансии на производстве.

Как поступать, если перевод сотрудника на другую должность является обязательным

При обязательной смене поста сотрудником возможны два варианта развития событий: перевод на другую должность по инициативе работника (то есть по требованию данного гражданина) либо в связи с инициативой руководителя (вне зависимости от желания сторон). Отметим, допускается перемена поста, рабочего функционала как на постоянной, так и на временной основе. Допустим, специалист может отказаться от своих обязанностей, если они опасны для его жизни, здоровья. Тогда компания должна предложить ему иную работу, пока опасность не будет ликвидирована (ст. 220 ТК РФ).

Руководство не может отказать работнику в просьбе назначить его ответственным за другую деятельность при таких обстоятельствах:

• есть заключение медиков;

• ведется сокращение штата персонала;

• приостановлено специальное право;

• женщина беременна или ее ребенку не исполнилось полтора года.

Как перевести работника на нижеоплачиваемую должность

В новых условиях многие предприятия стараются реорганизовать нерентабельные производства или просто оптимизировать работу персонала.

Все это сопровождается либо сокращением количества работников, либо сокращением ряда должностей и созданием новых, соответствующих новому профилю, либо перестановкой кадров.

Каким образом работодателю следует осуществлять перевод сотрудников на новые рабочие места, еще и со снижением зарплаты?

Сразу стоит оговориться, что в материале речь не будет идти о случаях вынужденного перевода, предусмотренного ст. 170 и 178 КЗоТа, а также о краткосрочном переводе, обусловленном производственной необходимостью (ст. 33, 34 КЗоТа), и переводе на другое предприятие.

В зависимости от того, что именно работодатель намерен изменить в работе сотрудника, законодатель предусмотрел возможность перемещения и собственно перевода.

Если изменения касаются рабочего места, структурного подразделения в той же местности, механизма или агрегата, но в пределах одного предприятия, специальности, квалификации или должности согласия работника не требуется.

Это считается перемещением работника, осуществляемым лишь на основании приказа работодателя (желательно, обоснованного).

Перевод на нижеоплачиваемую должность при сокращении

При процедуре сокращения штата, до увольнения работодатель должен предложить работникам перевод на другие рабочие места. Это может быть работа, соответствующая квалификации работника, но может быть и работа, требующая меньшей квалификации и работа с заработной платой ниже, чем получал работник. Обязательным условием в этом случае является отсутствие медицинских противопоказаний.

В свободной форме работодатель составляет документ, в котором предлагает вакантные должности. Осуществляется перевод на нижеоплачиваемую должность с согласия работника. Чтобы работник мог отметить свое согласие или несогласие, в документе стоит предусмотреть для этого специальную строку. Данный документ составляется работодателем в двух экземплярах, один отправляется работнику, а другой остается у работодателя с подписью работника. Этот экземпляр, в случае возникновения вопросов, будет являться доказательством того, что работодатель предлагал работнику перевод. Если работник не принимает перевод на другую работу, необходимо оформить его отказ письменно. Подтверждением отказа может служить отметка в документе с предложением вакансий, полученном от работодателя.

Таким образом, перевести работника на должность с меньшей зарплатой возможно при его согласии на перевод, даже если его должность сокращена.

Кроме того, в компании может случиться ситуация, при которой некоторые условия труда, отраженные в трудовом договоре, могут измениться. Об изменениях и вызвавших их причинах, работодатель должен оповестить работника не менее чем за 2 месяца. Если работник не согласен с этими изменениями, то работодатель обязан предложить ему перевод, возможно, и на должность с заработной платой меньше. Если работодателю нечего предложить работнику или работник отказывается от перевода, трудовой договор расторгается.

Похожие записи:

• Как оформить налоговый вычет при покупке квартиры пенсионерам
• Прекращение и окончание исполнительного производства приставами
• Государственная поддержка семей, воспитывающих детей