Взносы на травматизм: как отчитываться в 2023-м, памятка
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Взносы на травматизм: как отчитываться в 2023-м, памятка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новая форма состоит из титульного листа и нескольких таблиц. Часть из них переработали и изменили нумерацию, другие из расчета исключили. Новшества в основном связаны с отменой прежней системы выплаты пособий, когда сотрудникам их перечисляла компания, а затем эти суммы работодателю возмещал ФСС.
Новые сроки сдачи отчётности в 2023 году
Так как оснований для заполнения ЕФС-1 может быть несколько, то и сдавать их нужно в разные сроки:
- подраздел 1.1 (бывшая форма СЗВ-ТД):
- при приёме на работу или увольнении — не позже следующего рабочего дня после оформления приказа;
- при прочих кадровых событиях — до 25 числа следующего за событием месяца. Заполняется только при наступлении таких событий ;
- подраздел 1.2 и 2 раздела 1 (бывшая форма СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, до 25 января следующего года;
- подраздел 1.3. (бывшая форма СИоЗП) — ежемесячно, до 25 числа следующего месяца;
- подраздел 3 раздела 1 (бывшая форма ДСВ-3) — ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом;
- раздел 2 (бывшая форма 4-ФСС) — ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
Сроки сдачи 4-ФСС в 2022 году
Крайняя дата представления формы в электронном виде — 25 число месяца, следующего за отчётным кварталом, в бумажном виде — 20 число.
| Вид отчёта | Отчётный период | Крайний срок сдачи |
|---|---|---|
| 4-ФСС в бумажном виде | 2021 год | 20.01.2022 |
| I квартал 2022 года | 20.04.2022 | |
| I полугодие 2022 года | 20.07.2022 | |
| 9 месяцев 2022 года | 20.10.2022 | |
| 2022 год | 20.01.2023 | |
| 4-ФСС в электронном виде | 2021 год | 25.01.2022 |
| I квартал 2022 года | 25.04.2022 | |
| I полугодие 2022 года | 25.07.2022 | |
| 9 месяцев 2022 года | 25.10.2022 | |
| 2022 год | 25.01.2023 |
Из чего состоит отчет 4–ФСС
Бухгалтерская форма отчетности 4–ФСС была утверждена в 2016 году, а с 2017 вступила в силу и актуальна по сегодняшний день.
В 2021 году форма 4–ФСС состоит из следующих частей:
- титульный лист;
- расчеты для начисления налоговой базы;
- таблица для работодателей, сотрудники у которых временно находятся в других компаниях;
- расчеты по обязательному социальному страхованию от профессиональных заболеваний, производственных травм, и так далее;
- таблица для фактических расходов на выплату пособий от несчастных случаев затраты на профилактику травматизма и так далее;
- обязательные данные по количеству застрахованных работников, которые пострадали на рабочем месте в течение года в связи со страховым случаем;
- общая информация о спецоценке рабочих условий, состоянии рабочих мест сотрудников и обязательных медосмотрах.
Последние изменения в форму отчетности были внесены приказом ФФС РФ от 07.06.2017 №275. В титульном листе отчета 4–ФСС появилось специальное поле для бюджетных организаций. Остальные изменения формы связаны с разделением ответственности между ФНС и ФСС – в 2021 году разделом о нетрудоспособности работника занимается ФНС.
Электронная сдача отчета 4–ФСС
Если ваша компания сдает отчетность 4–ФСС в электронном виде, то нужно помнить алгоритм подготовки и сдачи этого отчета.
Чтобы сдать 4–ФСС в электронном виде, страхователь должен иметь электронно–цифровую подпись. Без нее отчет не будет считаться действительным.
Оставить и загрузить отчет в электронном виде можно через специальный бесплатный сервис ФСС. Для этого с сайта ФСС нужно установить специальное приложение и скачать инструкцию для установки необходимых для подписания отчета сертификатов.
После отправки отчета с электронной подписью, страхователь получит от ФСС квитанцию о приеме отчета или же протокол контроля. Квитанция является подтверждением факта принятия отчета в ФСС. Протокол наоборот содержит информации о том, что отчет компании не принят фондом. Причина отказала шифруется определенным кодом. К примеру, код «598» свидетельствует об ошибке при заполнении ИНН. Компания–страхователь выясняет причину отказа, исправляет ошибку и отправляет отчет повторно.
Представление расчета по форме 4-ФСС в органы ФСС РФ
Расчет по форме 4-ФСС представляется страхователями в установленном порядке территориальному органу страховщика по месту их регистрации.
Страхователи, у которых численность застрахованных лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий отчетный период превышает 10 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты по форме 4-ФСС по форматам и в порядке, которые установлены органом контроля за уплатой страховых взносов, в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Страхователи и вновь созданные организации (в том числе при реорганизации), у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период составляет 10 человек и менее, представляют расчеты на бумажном носителе. Но такие страхователи вправе представлять расчет и в форме электронных документов.
Все страхователи в обязательном порядке представляют титульный лист, таблицу 1 и таблицу 4 расчета по форме 4-ФСС.
В случае отсутствия показателей для заполнения других таблиц расчета (таблицы 1.1, 2, 3) соответствующие таблицы не заполняются и не представляются.
Настройка состава расчета
По умолчанию в форме отчета показываются все разделы и таблицы. Если отдельные таблицы в соответствии с Порядком не заполняются и не представляются, то для них можно установить режим, при котором они не будут отображаться в форме регламентированного отчета и не будут выводиться на печать. Для этого нажмите на кнопку Еще, расположенную в верхней командной панели формы отчета, и выберите пункт Настройка. В форме Настройки отчета на закладке Свойства разделов необходимо снять флажки Показывать и Печатать для этих таблиц (рис. 10.
Заполнение титульного листа
При заполнении титульного листа должны быть указаны следующие сведения:
- Регистрационный номер страхователя;
- Код подчиненности;
- Номер корректировки — если это исходный отчет, то ставятся все нули, если это корректирующий отчет, то ставится номер корректировки — 1, 2, 3 и т. д.
- Отчетный период — 03, 06, 09 или 12 — цифры соответствуют кварталу, за который подается отчет — 1, 2, 3 квартал или годовая соответственно;
- Календарный год;
- Название страхователя, его ИНН, КПП и ОГРН — если это юридическое лицо, фамилия, имя, отчество, ИНН и ОГРИП — если это индивидуальный предприниматель;
- ОКВЭД — основного вида экономической деятельности;
- Номер телефона и адрес (адрес юридического лица или адрес прописки для ИП);
- Среднесписочная численность;
- ФИО и подпись лица, подписавшего отчет, а также печать организации или ИП при ее наличии.
Как заполнять, если деятельность приостановлена
Компании приостанавливают ведение деятельности нечасто. В большинстве случаев такая ситуация возникает у некоммерческих организаций, бюджетников «замораживают» намного реже.
Если деятельность субъекта приостановлена, облагаемых начислений в пользу наемных работников нет, то необходимо сдавать нулевой 4-ФСС. Даже если в расчетном периоде не было ни одного начисления в пользу штатных работников (к примеру, в некоммерческой организации не было выплат в течение всего 2022 года), то отчет все равно предоставьте вовремя.
Никаких исключений чиновники не предусмотрели, юрлица сдают нулевой отчет 4-ФСС в обязательном порядке, даже если нет сотрудников и начислений. А вот ИП без работников вправе не отчитываться в Соцстрах. За несданную «нулевку» выпишут штраф. Чтобы не допустить применения санкций, придется заполнить титульный лист расчета и таблицы 1 и 4.
В приказе ФСС РФ от 08.04.2022 № 119 нет инструкции по заполнению формы сведений о застрахованном лице. Поэтому при ее заполнении часто возникают вопросы. Чтобы развеять сомнения, приведем подробное руководство, как это делать.
К счастью, изменений в новой форме немного. В разделе I появилось поле, чтобы указать пол работника. А в разделе VII для указания иной небанковской кредитно-финансовой организации оставили только одно поле. Хотя в прежнем бланке нужно было указывать наименование, БИК и ИНН такой организации в трех отдельных полях.
Как и раньше, при заполнении документа каждую цифру или букву пишут в отдельной клетке.
В шапке документа заполняется два поля – сведения о работодателе и заявителе. По работодателю нужно указать полное или сокращенное наименование организации (если он гражданин или ИП, то его Ф.И.О. или Ф.И.О. его представителя). Если работодатель прекратил свою деятельность или его местонахождение установить невозможно, указывается территориальный орган ФСС РФ. Для заявителя-работника указывается Ф.И.О.
В раздел I вносятся анкетные данные работника – его Ф.И.О., дата рождения, пол, СНИЛС и ИНН. В поле возле нужного варианта ставите галочку или крестик.
В разделе II указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность работника. Как правило, это паспорт. Если он находится на оформлении, то указываются реквизиты временного удостоверения личности – его номер и срок действия. Форма временного удостоверения утверждена приказом МВД России от 16.11.2020 № 773. Кроме того, в разделе II предусмотрена возможность указать реквизиты иного документа, удостоверяющего личность работника, проставив его серию, номер и срок действия. Чтобы указать любое из трех удостоверений личности, необходимо проставить знак «V» или «Х» в поле возле нужного варианта.
Раздел III заполняют, только если работник является гражданином другого государства. В таком случае указываются серия, номер и дата выдачи любого из следующих документов:
- вида на жительство – в отношении иностранца, постоянно проживающего в РФ;
- разрешения на временное проживание – в отношении временно проживающего в РФ иностранца;
- разрешения на временное пребывание – в отношении иностранного работника, временно пребывающего в РФ и не имеющего статуса ВКС.
В раздел IV вносят данные, только если работник или работница имеют право на некоторые перечисленные там льготы при назначении и исчислении пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам. Выбираете нужный вариант и отмечаете его.
В разделе V указывают данные о регистрации работника на территории РФ.
Раздел VI заполняют, только если работник пожелал получать пособия или оплату отпуска для лечения почтовым переводом и он проживает не по месту прописки. В таком случае указывается адрес на территории РФ, по которому фактически проживает сотрудник.
В разделе VII отмечается один из способов выплаты работнику денежных средств (на банковский счет, через иную организацию или почтовым переводом). Желаемый вариант сотрудник должен озвучить самостоятельно. В зависимости от выбранного способа выплаты указываются данные для перевода:
- Если выплаты пойдут на карту «Мир», достаточно указать только ее номер.
- Если выплаты будут поступать на банковский счет, к которому не привязана карта «Мир», то указываются реквизиты платежа на банковский счет:
- наименование банка;
- двадцатизначный номер банковского счета;
- БИК банка.
- Если работник выбрал не банк, а иную небанковскую кредитно-финансовую организацию, то заполнить надо ее наименование, БИК и ИНН.
- Если работник предпочел получать денежные средства из ФСС РФ почтовым переводом, то указывается адрес на территории РФ для отправления ему почтового перевода.
Сведения о застрахованном лице заверяются лично работником (его уполномоченным представителем). При заверении необходимо указать:
- контактный номер телефона работника или его представителя;
- подпись работника или его представителя;
- дату подачи сведений.
На практике сведения в электронном виде «подтягиваются» в автоматическом режиме в бухгалтерской или иной программе. Поскольку вы подаете их в электронном виде, подписи работника там не будет, но будет стоять дата. Если у вас в организации действует электронный документооборот, то заявление подписывается электронной подписью работника. А если бумажный, то рекомендуем распечатать заполненные сведения и попросить работников поставить личные подписи. Ведь одновременно с подтверждением правильности сведений, указанных в бланке, работник соглашается с их передачей в ФСС РФ и обработкой персональных данных в целях получения пособия.
Кроме того, сведения о застрахованном лице заверяются работодателем. При заверении от имени работодателя указываются:
- данные о лице, подающем сведения, с его подписью и датой заполнения;
- контактный номер телефона и адрес электронной почты работодателя (его представителя).
Таким образом, в сведениях о застрахованном лице на каждого работника заполняют как минимум шапку, разделы I, II, V, VII и заключительную часть.
Самый наглядный пример – это заполнение сведений о работнике с гражданством РФ, у которого нет детей, если он захотел получать больничные на обычный банковский счет (Пример 1).
Когда сдавать «нулевку» необязательно
Сдавать 4-ФСС необходимо и индивидуальным предпринимателям, которые являются работодателями и зарегистрировались в Фонде. Если у ИП есть работники, то ему необходимо отчитываться. Предприниматели, у которых нет сотрудников, вправе не сдавать отчетность в Соцстрах. Они не выплачивают зарплату и не отчитываются по страховым взносам.
Если на момент сдачи отчета по форме 4-ФСС за 3 квартал 2022 года ИП не был зарегистрирован по месту учета в качестве страхователя, отчитываться в Соцстрах ему не надо. Обязанность по отчетности возникает только после регистрации работодателя в Фонде социального страхования как страхователя и присвоения регистрационного номера.
Повторим еще раз: если сотрудники есть, но начислений в отчетном периоде нет, то ИП сдают нулевой расчет. И хотя предприниматели не несут административную ответственность за несдачу «нулевки» по ст. 15.33 КоАП РФ, им начислят штраф по 125-ФЗ.
Изменения в 4-ФСС — 2022
С 1 января 2022 года во всех субъектах РФ закреплен механизм «прямых выплат» больничных и иных социальных пособий. В этой связи в форму 4-ФСС были внесены изменения, связанные с исключением из нее сведений о возмещении страхователю расходов на выплату пособий. По обновленной форме отчитываться нужно, начиная с отчетности за полугодие 2022 года.
По сравнению с ранее действующей формой основные изменения таковы:
- на титульном листе появилось поле с показателем численности физических лиц, которым производились выплаты;
- исключены таблицы о расходах и с расчетом задолженности;
- добавлена таблица для организаций с подразделениями, выделенными в самостоятельные квалификационные единицы (СКЕ).
Изменения 4-ФСС в 2023 году
ФСС разработал новый бланк 4-ФСС, который планировал ввести в действие с I квартала 2023 года. Обновление связано с тем, что с 1 января 2023 года вся страна перешла на прямые выплаты — ФСС платит больничные и пособия напрямую сотрудникам, а не возмещает работодателю.
Пока доступен только проект новой формы 4-ФСС — форма должна значительно сократиться. Из нее уберут информацию о расходах на страховое обеспечение, таблицы 2 и 3. Добавят таблицу 1.1 для расшифровки сведений об облагаемой взносами базе и сумме исчисленных взносов для организаций с ОП на отдельном тарифе взносов. Есть и другие изменения.
По данным ФСС в 1 квартале 2023 года новый бланк применять не придется, и есть вероятность, что его введут только со следующего года. При этом всем, кто отчитывается по старому бланку и перешел в проект прямые выплаты с начала 2023 года, надо учитывать: не заполнять строку 15 в таблице 2 и не заполнять и не сдавать таблицу 3.
Исключительные случаи
Несчастный случай на производстве – происшествие неприятное и подлежит предоставлению сведений о нем в ФСС. Данные отражаются в таблице 3 (прежде таблица 4). Как и прежде, поводом к заполнению таблицы служит факт несчастного случая на производстве. Сведения передаются в ФСС в том отчетном периоде, когда произошел инцидент или у сотрудника подтвердился факт профзаболевания. Основанием для заполнения таблицы должны служить оформленные надлежащим образом акты о несчастных случаях и профзаболеваниях, которые обязаны предоставлять в бухгалтерию сотрудники отдела по охране труда и производственной безопасности.
Для информации следует упомянуть, что если ваш бизнес направлен на предоставление сотрудников организациям и предпринимателям, то вам следует заполнять таблицу 2. Всем иным работодателям эту таблицу заполнять не следует.
Заполнение титульного листа отчета
Заполнение любого документа и отчета начинается с титульного листа. В нем указывается основная информация об организации.
На титульном листе нужно отразить следующие сведения:
- Заполнение титульного листа начинаем с указания регистрационного номера компании, под которым она числится в системе ФСС (10 цифр) и кода подчиненности (5 цифр)
- Затем следует указать подается форма впервые (исходная) или подается корректировочный отчет. В случае повторной сдачи указывается номер корректировки.
- Поле, где нужно указать отчетный период состоит из двух частей. В первой указываем непосредственно код отчетного периода, а через дробь количество обращений за страховыми выплатами. Если таких выплат не было, поле остается пустым.
- Здесь же вписываем год, за который подается отчет
- В случае, если компания решила прекратить свою деятельность, то ставится отметка в соответствующем поле.
- В следующей строке нужно вписать полное название организации или предпринимателя
- Следующий блок – сведения об ИНН, КПП, ОГРН, коде ОКВЭД и телефоне руководителя компании. Здесь же для бюджетных организаций указывается из какого бюджета происходит финансирование. В полях ИНН и ОГРН у компаний остаются пустыми первые 2 квадрата, поэтому там нужно поставить нули.
- Следующий блок касается адреса фирмы. Заносим туда адрес регистрации компании или предпринимателя.
- Далее нужно предоставить информацию о численности работников, инвалидов и тех, у кого на рабочем месте вредные и опасные условия труда.
- В подвале документа как всегда указываем кто составляет и предоставляет документ. Если это делается через представителя, то оформляется доверенность и вписываются ее реквизиты. Ставится дата, подпись, делается расшифровка подписи.
На этом заполнение титульного листа отчета закончили.
Как заполнить таблицу №5 отчета
Таблица 5 касается спецоценки труда и обязательных медосмотров и содержит информацию о показателях на начало года.
| Показатель | Как заполнить |
| Количество рабочих мест | Данная графа содержит информацию о количестве рабочих мест в компании или у предпринимателя. Это общая цифра по всем рабочим местам |
| Проведение спецоценки | 3 графы выделено для того, чтобы указать на скольких рабочих местах проведена спецоценка. Указывается общая цифра и с разбивкой на 3 и 4 класс по вредности. Количество таких рабочих мест указывается на начало года и в течение года цифра не меняется |
| Проведение медосмотров | Если на предприятии присутствуют вредные и опасные условия, то нужно указать сколько работников прошли обязательные медосмотры |
Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме
Ошибка №1
В течение всего года организация не ведет деятельность. В связи с этим не были предоставлены отчеты 4ФСС. Когда фонд социального страхования обнаружил это нарушение, на организацию был наложен штраф в минимальном размере 1000 рублей. Не имеет никакого значения по какой причине компания не производит начислений сотрудникам, нулевой отчет должен быть представлен в любом случае.
При сдаче отчета по форме 4ФСС за 1 квартал 2020 года отчетная дата выпадает на субботу. Переносится ли сдача отчета на понедельник, 22 апреля?
Обычно в такой ситуации подача отчетов и деклараций действительно переносится на ближайший рабочий день. Однако стоит отметить, что в законе №125-ФЗ от 24.07.1998 года такая возможность не прописана. То есть, там вообще не оговорена такая ситуация.
Тем не менее, существует Письмо Минздравсоцразвития № 3346-19 от 16.09.11 года, где указано, что крайний срок сдачи действительно переносится на рабочий день.
В связи с этим, отчет можно сдать в пятницу, 19 апреля, либо, в случае возражений ФСС, сослаться на упомянутое выше письмо.
Исходя из всего вышесказанного, стоит отметить, что отчет перед фондом мероприятие важное. Отчисляя взносы в бюджет работодатель тем самым страхует возможные риски наступления несчастного случая или появления заболевания у работника.
Заполнять отчет очень просто, это легко сможет сделать даже начинающий бухгалтер. Не стоит забывать, что сдача нулевого отчета обязательна для всех работодателей.
Появилась ли новая форма 4-ФСС (изменился ли бланк)?
Обычно перед началом очередного отчетного сезона бухгалтерское сообщество волнует вопрос: не «порадовали» ли их нежданным обновлением отчетных форм, в том числе не появилась ли с отчетности за 2 квартал новая форма 4-ФСС.
Пока волноваться причин нет. Актуальную на сегодняшний день форму 4-ФСС назвать новой затруднительно — последние ее корректировки произошли летом 2017 года (приказ ФСС РФ от 07.06.2017 № 275).
Несколько слов об изменениях, внесенных в 4-ФСС приказом № 275:
- Появилось новое поле «Бюджетная организация» на титульном листе, в котором бюджетные организации указывают источник финансирования.
- В таблицу 2 добавили две новые строки — 1.1 (для отражения суммы задолженности за реорганизованным страхователем) и 14.1 (отражающая задолженность ФСС).
Корректировок, способных повлиять на правила заполнения 4-ФСС за 2 квартал 2020 года, в последнее время не вносилось. Это касается не только правил заполнения, но и формы (бланка) этого отчета. По этой причине мы не называем новой форму 4-ФСС за 2 квартал 2020 года.
По-прежнему порядок заполнения 4-ФСС регламентируется приказом Фонда соцстрахования от 26.09.2016 № 381 (приложение № 2).