Как работать с персональными данными работников в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с персональными данными работников в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Общий термин, определяющий персональные данные, звучит как «любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу». Термин присутствует в законе «О персональных данных», а также упоминается в других нормативных актах. Так, закон «О связи» относит к сведениям об абонентах – физических лицах – фамилию, имя, отчество или псевдоним, а также домашний адрес и другие данные, позволяющие идентифицировать личность.
Понятие персональных данных
Порядок регулирования вопроса описан и в постановлениях ФСТЭК РФ, Роскомнадзора, Центрального Банка. В одном из разъяснений ЦБ РФ отмечается, что банки не имеют права оставлять в почтовых ящиках корреспонденцию таким образом, чтобы третьим лицам были доступны персональные данные, в том числе имя личности. Схожая позиция привела к необходимости отправлять в конвертах квитанции с распечатками стоимости услуг ЖКХ, тоже содержащие персональные данные. Также регулятор обратил внимание на недопустимость для сотрудников банка разглашать персональные данные клиента работодателю или коллеге, что часто делается в целях информирования о наличии задолженности. При таком разглашении субъект однозначно идентифицируется, даже без добавления уточняющей информации, что нарушает права физического лица на защиту тайны личной жизни.
Как получить согласие на обработку персональных данных
Обработка ПД – любые действия с личной информацией о человеке:
- получение (сбор персональных данных);
- структуризация;
- хранение на любых носителях (в электронных и бумажных архивах);
- анализ;
- использование в коммерческой, социальной, государственной деятельности;
- передача другим владельцам или предоставление доступа к базе;
- обезличивание – устранение очевидной связи между человеком и его ПД;
- блокировка – временная остановка работы с информацией по запросу граждан или регулятора;
- удаление и обновление;
- ликвидация без возможности восстановления.
- Персональные данные – конфиденциальная информация, которая идентифицирует конкретного человека (субъекта ПД).
- Оператор персональных данных – юридическое или физическое лицо, которое осуществляет их сбор, обработку и хранение. Он обязан обеспечить надежную защиту информации.
- Правила обработки ПД регламентируются законодательством (ГК, ТК, УК, КоАП). Нарушения влекут правовую ответственность – вплоть до уголовного преследования.
Сколько согласий запрашивать?
В статье 9 Закона № 152-ФЗ уже установлена обязанность работодателей запрашивать у работника согласие на обработку персональных данных. Эта статья содержит и требования к оформлению такого согласия. В частности, оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Работник может дать его в любой позволяющей подтвердить факт получения такого согласия форме (письменно или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью), если иное не предусмотрено федеральным законом.
Это согласие работодатели уже давно должны были запросить у работников.
К сведению: отдельное письменное согласие оформляется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (ст. 10 Закона № 152-ФЗ).
В новой ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ прямо указано, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта ПД на обработку его данных.
Таким образом, ранее составленные согласия на обработку персональных данных в соответствии со ст. 9 Закона № 152-ФЗ продолжают свое действие, в отношении них никаких изменений нет. А для размещения ПД работников в общем доступе работодатели должны запросить у работников отдельное согласие.
Обратите внимание: если работник сам раскроет свои личные данные, но не предоставит согласие, доказывать правомерность их распространения придется всем лицам, которые распространили эти сведения. Доказывать это понадобится и в случае, если ПД оказались раскрытыми неопределенному кругу лиц вследствие правонарушения, преступления или обстоятельств непреодолимой силы.
Ответственность за нарушение законодательства
Согласно ч. 1 ст. 6 закона № 152 для обработки личных сведений необходимо получить согласие лица, которому они принадлежат. Использование персональных данных без согласия по общему правилу является нарушением закона и влечет за собой привлечение ответственного за их обработку к дисциплинарной, административной и даже уголовной ответственности (ч. 1 ст. 24 закона № 152).
Так, работодатель может объявить должностному лицу — работнику организации выговор за ненадлежащее исполнение им своих должностных обязанностей или уменьшить размер стимулирующей выплаты (премии), при условии что такой вид наказания предусмотрен действующим на предприятии коллективным договором или иным локальным документом.
Административная ответственность за обработку данных без согласия лица, которому они принадлежат, предусматривает наложение на нарушителя штрафа в размере (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):
- 6–10 тыс. руб. — на граждан;
- 20–40 тыс. руб. — на должностных лиц;
- 30–150 тыс. руб. — на юридических лиц.
ВНИМАНИЕ! С 27.03.2021 года выросли штрафы за нарушения при работе с персональными данными. Подробности см. здесь.
Уголовная ответственность наступает за незаконный сбор сведений о частной жизни человека (в том числе о личной или семейной тайне), а также за неправомерный доступ к компьютерной информации, содержащей такие сведения (ст. 137, 272 УК РФ).
Кроме того, субъект персональных данных может потребовать от нарушителя возмещения причиненного ему морального вреда (ч. 2 ст. 24 закона № 152).
Когда имя и фамилия не являются персональными данными?
Наличие исключений характерно для большинства российских законов, но в ситуации с ПДн, а точнее — ФИО как вида персональных данных, они отсутствуют. Абсолютно все сведения о человеке относятся к личной информации, и это в свое время было одним из условий вступления нашей страны во Всемирную торговую организацию. Хотя, по мнению некоторых экспертов, все не так однозначно, поскольку:
- в компании могут работать или обслуживаться сразу несколько однофамильцев;
- население России огромное, поэтому несложно найти тысячи людей, у которых совпадают не только имена и фамилии, но даже отчества;
- узнать фамилию, имя и отчество гражданина не составляет никакого труда — достаточно открыть социальные сети или воспользоваться поисковой системой.
При этом даже имя без фамилии нельзя назвать обезличенным, ведь в век прогрессирующих компьютерных технологий его вполне достаточно, чтобы установить обладателя. С другой стороны, каждый оператор может в целях улучшения безопасности ИСПДн воспользоваться предлагаемыми регулятором методами снижения значительной идентифицированности ПДн. Среди них:
- маркировка учетных записей с помощью особых меток, которые позволяют найти о субъекте полную информацию в общей базе при наличии соответствующего доступа;
- частичная замена данных;
- перемешивание ПДн, которые относятся к разным субъектам;
- разделение большого массива информации на несколько частей, которые хранятся отдельно друг от друга.
Что является персональными данными по закону
Персональные данные определены законом как сведения, с помощью которых можно идентифицировать лицо (субъект) прямым или косвенным образом с помощью дополнительных средств.
В последние годы актуальность проблем, связанных с персональными данными, выросла. Системы автоматизированного анализа позволяют организовывать сбор больших объемов данных. В современном мире нередки случаи кражи данных пользователей сети, массовая продажа личной информации без получения согласия.
С помощью персональных данных можно устроить слежку за гражданином, спланировать преступление или незаконно получить чужие деньги. В «мирных» целях персональные данные используются для проведения рекламных рассылок.
Отметим, что персональные данные остаются частью правового поля и не являются техническим понятием.
Ответственность за распространение номера телефона и адреса электронной почты
Распространение персональных данных представляет собой действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц (п. 5 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Лица, виновные в нарушении требований Закона N 152-ФЗ, несут предусмотренную законодательством РФ ответственность (ч. 1 ст. 24 Закона N 152-ФЗ).
Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством РФ в области персональных данных, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, влечет наложение административного штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):
• на граждан в размере от 3 000 до 5 000 руб.;
• на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
• на юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.
Причиненный вследствие нарушения прав субъекта персональных данных моральный вред также подлежит возмещению в соответствии с законодательством РФ (ст. ст. 1099 — 1101 ГК РФ, ст. 24 Закона N 152-ФЗ).
Обработка персональных данных
Любой договор с физлицом, содержащий его личные данные (а он и будет их содержать, если это не публичная оферта), должен в обязательном порядке содержать раздел о персональных данных. Без письменного согласия человека, обработка персональных данных оператором, а также их передача третьим лицам — запрещена.
Вообще, обработка персональных данных — это вообще любые действия, которые с ними делают. Сюда входит:
В свою очередь, обработка может осуществляться тремя путями:
После того, как персональные данные обработаны они отправляются на хранение в архив. Это может быть и отдельное специализированное помещение (если речь о бумажных документах) и электронное хранилище (например, облачное). В любом случае вам впоследствии нужно иметь возможность оперативно найти данные и уничтожить их (по требованию субъекта) или передать (в силу закона).
Что будет, если нарушить законодательство о персональных данных
Следит за соблюдением законодательства в этой сфере организация, которая у многих на слуху — Роскомнадзор. Применяемая статья — 13.11 КоАП.
Если собирать персональные данные о гражданах РФ на серверы, расположенные за пределами РФ — штраф до 6 миллионов.
Исключения из общего правила
Если организация захочет поспорить с регулятором и счесть ФИО сведениями, прямо не относящимися к ПД, она может привести ряд аргументов:
Однако эти аргументы не всегда принимаются, поскольку прямое прочтение закона относит к ПД любую информацию о человеке. Такая позиция связана с одномерным принятием требований международного законодательства, которые нужно было отразить в национальном для вступления в ВТО. Существующее в среде экспертов мнение о том, что имя относится к категории обезличенных данных, неверно. Закон под обезличиванием понимает определенный процесс, происходящий при помощи программных и технических средств и позволяющий превратить конкретные записи в общий массив информации, из которого невозможно вычленить сведения, относящиеся к конкретному лицу. Существуют разъяснения регулятора (Приказ Роскомнадзора № 996), которыми определяются требования к методам проведения обезличивания. Они предельно конкретны, очевидно, что само по себе отсутствие возможности идентифицировать лицо по кратким сведениям о нем не делает эти данные обезличенными.
Среди характеристик методов преобразования сведений:
Регулятор называет четыре типа методов устранения высокой степени идентифицированности персональных данных, не отказывая оператору в возможности предложить собственное решение:
Вне зависимости от выбранного метода обезличивания ФИО хранятся и защищаются на тех же основаниях, что и другие категории ПД.
Специальные категории
Согласно ФЗ от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных» категории ПД разделяются на четыре группы:
- Не разрешена обработка данных, которые так или иначе затрагивают тему религии, политических воззрений, личной жизни, национальности, не считая тех отдельных моментов, которые указаны в пункте 2.
- Обработка ПД, перечисленных в пункте 1, допускается.
Но при условии, если:
- на обработку ПД получено письменное разрешение от их владельца;
- они общедоступны;
- ПД связаны с информацией, касающейся здоровья их владельца, и доступ к ним в настоящий момент нужен для сохранения его жизнедеятельности;
- она необходима при осуществлении судебных мер;
- она происходит из-за вступления в силу законодательства РФ о безопасности и розыскной деятельности.
Отказ в предоставлении третьим лицам
ФЗ-N152 «О персональных данных» начал действовать с 2006г., но полный отчет о своих ПД в обязательном порядке нужно было предоставлять с 2010г, когда был принят ФЗ-№210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
И если теперь вы получаете звонки от банков и коллекторов, которые никак не оставят в покое не только вас, но и ваших родственников, а также коллег, то пора отозвать согласие на обработку ПД. Конечно, они уже были переданы этим организациям, но данный шаг поможет вам спугнуть вымогателей.
Имейте в виду, что заявление нужно отправить не только на фактический адрес отделения банка, в котором вы брали кредит, а также на юридический адрес.
Отправляйте заявление заказным письмом: так у вас будет уведомление о получении. Указывайте адрес, который был вами прописан при заключении кредитного договора.
Приложите к отказу свою копию паспорта и кредитного договора: это поможет быстро найти ваши документы организацией и внести в них соответствующие изменения.
Но не забывайте, что каждая ситуация требует индивидуальных мер. В некоторых из них необходимо сотрудничество с соответствующими органами, например, с полицией.
Согласно ст.24 ФЗ N 261-ФЗ, лица, которые виновны в причинении вреда морального характера владельцу ПД при нарушении закона обработки и хранении их, обязаны нести уголовную ответственность за разглашение и распространение, а именно возместить моральный ущерб, вдобавок к имущественным, а также убыткам, которые понес владелец ПД.
Образец заявление на отзыв персональных данных скачивайте здесь.
Подробное разъяснение, является ли ФИО персональными данными
В соответствии со ст.28.4 КоАП РФ, дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13. И КоАП РФ, возбуждаются прокурором.
В связи с вышеизложенными фактами ОАО «МТС» выдано предписание об устранении выявленных нарушений в части неправомерной обработки персональных данных.
Результаты проверки направлены в органы прокуратуры городов Москвы и Петрозаводска для принятия мер прокурорского реагирования.
3. По обращению гражданки Г. в отношении ЗАО «Банк Русский стандарт» по вопросу защиты прав субъектов персональных данных — внеплановая проверка не проводилась, не представлены документы, подтверждающие нарушения законодательства в области персональных данных. Заявителю даны разъяснения.
На основании ч.2 ст.7 Федерального закона от 02.05.2006г. №59-ФЗ, «В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии». У гражданки Г. к обращению не приложены документы подтверждающие факты нарушения требований законодательства в области персональных данных граждан (уведомление ООО «Агентство по сбору долгов» или других доказательств передачи Банком «Русский стандарт» персональных данных гражданки Г. третьим лицам). Управлением Роскомнадзора по Республике Карелия 21.05.2012г. (исх.№АД-04/10-958) делался запрос в адрес гражданки Г. о представлении копий документов, подтверждающих доводы, изложенные в обращении. Однако до настоящего времени не представлены документы, подтверждающие нарушения законодательства в области персональных данных.
Часть 1 и 5 статьи 5 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» гарантируют гражданину следующие права:
«1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с
просьбой об их истребовании…».
Управление Роскомнадзора по Республике Карелия не наделено полномочиями осуществлять оперативно-розыскные мероприятия. Право осуществлять оперативно-розыскную деятельность предоставляется только оперативным подразделениям, перечисленным в статье 13 Федерального закона от 12.08.1995г. №144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» (с изменениями).
4. По обращению гражданина К. в отношении МУЗ «Городская поликлиника №3» по вопросу обработки избыточных персональных данных — внеплановая проверка не проводилась, не представлены документы, подтверждающие нарушения законодательства в области персональных данных.Заявителю даны разъяснения.
При рассмотрении обращения гражданина К., поступившего из прокуратуры г. Петрозаводска, Управление Роскомнадзора по Республике Карелия руководствовалось требованиями Федерального закона от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» (с изменениями). В соответствии с ч.2 статьи 7 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ, «В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии». В обращении недостаточно конкретной информации, которая позволила бы объективно и своевременно рассмотреть его по существу. В обращении гражданина К. написано про «различные персональные данные», при этом не указано какие именно категории персональных данных по мнению гражданина К. собираются не правомерно.
Управление Роскомнадзора по Республике Карелия не наделено полномочиями осуществлять оперативно-розыскные мероприятия. Право осуществлять оперативно-розыскную деятельность предоставляется только оперативным подразделениям, перечисленным в статье 13 Федерального закона от 12.08.1995г. №144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности». 29.05.2012г. направлялся запрос в адрес гражданина К. о представлении конкретной информации, а именно какие категории персональных данных собираются не правомерно. Ответа до настоящего времени не поступало.
Поэтому вопрос об избыточности сбора персональных данных поликлиникой №3 в настоящее время оставлен без рассмотрения.
По вопросу сертификации информационной системы базы персональных данных поликлиники №3 г. Петрозаводска, Управление Роскомнадзора по Республике Карелия направило обращение гражданина К. руководителю ФСТЭК по СЗФО.
5. По обращению гражданина М. по вопросу нарушения прав субъекта персональных данных — внеплановая проверка не проводилась, информация не подтвердилась. Заявителю даны разъяснения.
При рассмотрении обращения гражданина М., поступившее из Управление Федеральной антимонопольной службы по Республике Карелия Управление Роскомнадзора по Республике Карелия руководствовалось требованиями Федерального закона от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» (с изменениями).
На основании ч.15 ст. 155 ЖК РФ «Наймодатель жилого помещения, управляющая организация, иное юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, которым в соответствии с настоящим Кодексом вносится плата за жилое помещение и коммунальные услуги, а также их представитель вправе осуществлять расчеты с нанимателями жилых помещений государственного и муниципального жилищных фондов и собственниками жилых помещений и взимать плату за жилое помещение и коммунальные услуги при участии платежных агентов, осуществляющих деятельность по приему платежей физических лиц, а также банковских платежных агентов, осуществляющих деятельность в соответствии с законодательством о банках и банковской деятельности».
В данном случае ООО «Энергокомфорт» в качестве агента выбрало Акционерный коммерческий Сберегательный банк Российской Федерации (ОАО) и заключило с ним договор №8628-16/16 от 17.12.2010г. о приёме платежей физических лиц в валюте Российской Федерации с использованием Интегрированной системы приёма платежей населения.
В соответствии с п.4.1.7 указанного выше договора, Банк обязуется не разглашать и не передавать другим лицам (обеспечить конфиденциальность) информацию, связанную с использованием системы.
Для предотвращения информации от несанкционированного доступа используется криптографическая защита информации, СКЗИ «Бискрипрт-КСБ-С», которая удовлетворяет требованиям к стойкости СКЗИ класса КС1.
По результатам рассмотрения заявления гражданина М., Управление Роскомнадзора по Республике Карелия не выявило нарушений действующего законодательства в области персональных данных.
6. По обращению гражданина М-ва в отношении МКП «Петрозаводская паспортная служба» по вопросу распространения персональных данных без согласия субъекта — внеплановая проверка не проводилась, информация не подтвердилась. Заявителю даны разъяснения.
Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Республике Карелия в соответствии с полномочиями, определёнными Положением об Управлении, рассмотрело обращение гражданина М-ва, поступившее из прокуратуры г. Петрозаводска.
Управлением сделан запрос в МКП «Петрозаводская паспортная служба» и был получен ответ, что справка №040492 о регистрации была выдана по запросу Петрозаводского городского суда от 10.11.2011г. №2-8080/5 (судья Овчинникова О.В.).
В соответствии с п.2 ст. 13 ГПК РФ, законные распоряжения, требования, поручения, вызовы и обращения судов являются обязательными для всех без исключения должностных лиц, граждан, организаций и подлежат неукоснительному исполнению на всей территории Российской Федерации.
На основании п.п.З п.1 ст.6 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных», обработка персональных данных допускается, если она необходима для осуществления правосудия.
Из представленных в наш адрес для рассмотрения обращения материалов Управление Роскомнадзора по Республики Карелия не выявило нарушения требований Федерального закона от 27 июля 2006 г.
N 152-ФЗ.
Все ли фотографии и видеозаписи конкретного лица являются его персональными данными?
Нет. Только те, которые позволяют установить личность и используются для установления личности.
Как пояснил Роскомнадзор (уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных), не является персональными данными, в частности, ксерокопия паспорта, предоставляемая при заключении договора с банком, фотография в личном деле или рентгеновские и флюорографические снимки (во всех этих случаях личность человека уже известна и эти данные не используются для ее установления).
Аналогичная ситуация и с видеосъемкой в общественных местах или на охраняемой территории. До передачи материалов в компетентные органы для установления личности снятого человека она не считается биометрией.
При этом фотоизображения на пропусках суды признают биометрическими данными, и для их использования необходимо письменное согласие гражданина (см. Определение Верховного суда РФ от 05.03.2018 №307-КГ18–101 по делу №А42–342/2017).
А как насчет возмещения вреда?
По закону пострадавшее лицо может добиваться возмещения не только материального ущерба, но и морального вреда. В частности, Верховный суд подтвердил возможность гражданина требовать взыскания с коллекторского агентства, неоднократно звонившего и отправлявшего СМС на его мобильный номер с требованием «в грубой форме» погасить задолженность по кредиту, не получив согласия на обработку его персональных данных (см. определение №5-КГ17–256 от 27.02.2018).
Как отметил старший юрист группы технологий и инвестиций юридической фирмы Vegas Lex Дмитрий Бородин, существующая судебная практика не позволяет гражданам рассчитывать на значительные суммы. Обычный размер возмещения составляет 3–5 тыс. руб. К примеру, в одном подобном деле гражданин пожаловался в суд на администратора группы «ВКонтакте» в связи незаконным опубликованием его персональных данных в соцсети. Суд присудил истцу 5 тыс. руб. вместо требуемых 100 тыс., даже несмотря на то, что персональные данные были опубликованными в порочащем честь гражданина ключе (Определение Кемеровского областного суда от 19.07.2018 по делу №33-7157/2018).